二〇一五年第一次院务会（2015年1月21日）审议通过
二〇二一年第十三次院务会（2021年5月31日）修订
第一章 总则
第一条 为规范我院各类纵向科研项目（以下简称纵向项目）管理，提升我院承担纵向项目的能力，加快科研工作发展，根据国家、广东省和深圳市的有关规定，特制定本办法。
第二条 本办法中的纵向项目是指国家部委、省市区等各级政府及所属各厅局等管理部门（以下简称主管部门）立项的项目，其经费一般由各级财政部门拨付，包括但不限于国家自然科学基金委、国家社科基金委、科技部、教育部、中央其他各部委、国防科研主管部门、广东省和其它省、市及所属市、区政府、厅局等下达的各类科研项目、各级开放基金，以及主合同规定我院作为合作（协作）单位承担的上述项目。
由各政府部门根据自身需求通过委托或招标形式签署的技术服务项目，归属横向项目类别，不在本办法的管理范围之内。
第三条 院纵向项目业务管理部门为院科研处；院纵向项目经费管理部门为院财务办公室（以下简称财务办）。
第二章 项目申报
第四条 以下人员具有作为项目负责人的申报资格：
1.我院全职教师。
2.在站博士后，需与合作导师共同签署申报承诺函。
3.我院院聘工程师，取得高级职称后在我院工作3年（含）以上。
4.我院学生可参与纵向项目，但原则上不得担任项目负责人，申报指南规定学生可作为项目负责人申请的除外。
5.我院行政人员原则上不可参与纵向项目，除非课题类别与其本职工作相关或院级重大项目，并经申请人所在部门主管领导、主管院领导批准。
6.非全时教师*，按一事一议原则，经主管院领导批准同意后，原则上还需有至少一位全职教师作为课题组骨干成员，并由其提交承诺函，与项目负责人共同承担项目的中期检查、评估以及结题等相关责任。
7.其他特殊情况可一事一议，报请主管院领导审批。
第五条 如申报广东省内项目，申报人可按广东省职称填报，需提供相应职称证书作为佐证材料；其他项目均需按清华大学认定的职称填报。
第六条 申报流程：
1.我院为纵向项目主承担单位的，申报人按主管部门的要求填报申请书，通过系统提交或发送电子申请材料至业务部门审核，其中预算部分由财务办审核，其他内容由科研处审核。申报人应严格按照科研处规定时限提交材料，逾期不予受理。
系统或者电子申请材料初审通过后，申报人按主管部门要求在科研处规定时限内提交纸质材料，由科研处统一申请加盖院公章，报送主管部门。
2.我院为纵向项目合作单位的，需先与主承担单位签署联合申报协议。申报单位为2家的，我院分配专项经费原则上不低于30%；申报单位为3家的，比例原则上不低于20%；申报单位为3家以上的，比例根据实际科研任务另行协商确定。
3.我院为纵向项目牵头单位的，如需与合作单位签署联合协议，申报单位为2家的，我院分配专项经费比例原则上不低于60%；申报单位为3家的，比例原则上不低于40%；申报单位为3家以上的，分配比例原则上要高于合作单位，具体可根据实际科研任务另行协商确定。
实际分配比例低于上述规定或没有规定分配比例的，申报人需提供相关情况说明，报请主管院领导审批。
4.有申报总数限制的项目，如申报数量超过了限制数，由科研处报送院学术评议机构确定排序，报请主管院领导审批后择优推荐。
5.纵向项目申请中涉及实验动物和动物实验、人的生物医学研究的，需报请院生命伦理委员会进行伦理审查，并出具相关证明。
6.申报材料必须真实、完整，申报人需对提交材料的真实性负责。严禁任何学术造假和学术不端行为。
第七条 在主管部门组织的项目评审过程中，科研处负责组织协调工作，项目负责人接受学术评审，财务办指定人员与项目负责人共同接受财务评审。
第三章 立项
第八条 获得批准的纵向项目一般需按规定签署项目合同或任务书，项目负责人负责填写合同内容，财务办负责审核经费预算，科研处负责业务部分审核及文本报送。执行期内，项目负责人应当按照合同约定实施项目，完成任务目标。
如无需签订合同或任务书，则根据项目申请书或批准文件执行。
第九条 纵向项目获批后，项目负责人需在院科研项目管理系统录入相关信息，并将上述项目档案电子版在系统附件上传，包括但不限于合同正式文本、申请书、联合申报协议及下达批文等，由科研处与财务办共同办理项目和经费立项手续。
如纵向项目经费由我院多名教师分别支配，则项目负责人需在科研项目管理系统中明确人员、分工和经费、预算划分的具体内容，其中被划拨人必须是该项目组成员。财务办依据系统记录划拨经费。
如项目立项完成后需划拨经费的，项目负责人需填写《内部经费划拨证明》，划入和划出负责人分别签字，报科研处审批后由财务办完成经费划拨。
原则上，纵向项目立项后，上述信息不予修改。
第十条 科研项目管理系统中的数据应真实、全面、完整，其数据将作为我院教师考核的重要依据之一。
第四章 过程管理
第十一条 纵向项目负责人需根据主管部门要求，按期完成中期检查、绩效评估、撰写科技报告等工作，同时接受科研处和财务办的检查和监督。
第十二条 科研处履行以下管理职责：
（一） 协调、处理项目执行中的相关问题；
（二） 根据主管部门的要求，审查项目年度执行报告、绩效评估报告、科技报告等；
（三） 协同财务办进行经费预算、设备购置清单调整等相关工作的审核；
（四） 向院主管领导及项目主管部门及时汇报项目执行中的重大事项。
第十二条 财务办履行以下管理职责：
（一） 监督教师严格按照预算使用经费；
（二） 每年检查项目经费使用进展；
（三） 协助处理项目执行过程中经费有关问题；
（四） 审核经费预算、设备购置清单调整等。
第十三条 原则上，项目负责人出现不配合、不参与主管部门开展项目中期检查、绩效评估、科技报告等方面问题，科研处将不再受理其新纵向项目申报，直至有关问题得到妥善解决为止。
第十四条 执行期内，合同内容一般不予调整；确需变更合同内容的，应由项目负责人提交书面申请至科研处，经主管院领导审核同意后报项目主管部门、财政主管部门审查，经上述部门同意后方可变更。如擅自变更项目研究内容、合作单位等合同中约定的重要条款，且导致本项目不能顺利通过验收，项目负责人应承担相应责任。
第五章 项目验收
第十五条 项目负责人需按主管部门的相关规定按时提出验收申请，并参加项目验收。验收形式一般为现场验收或者会议验收。验收的依据为合同或任务书、主管部门下达的批文及项目申请书。
第十六条 科研处负责审核验收材料，财务办负责审核经费决算。原则上，50万元以上的项目，院内将增加预验收环节。
第十七条 预验收内容包括但不限于：
1.申请验收时间是否超期；如果是，需要有合理的理由；
2.是否达到合同规定学术指标和技术指标，是否按要求在验收申请书中阐明，是否有证明材料；
3.是否按预算开支经费，预算调整表是否按要求提交，自筹经费是否到位；
4.是否按计划购置设备；如果未按计划购置设备，是否有变更申请；
5.是否按要求提供完整、齐全的附件资料，论文和专利是否在项目执行期内发表或提交申请，是否按规范署名；
6.其他合同或任务书中约定的重要事项。
第十八条 项目如需延期，项目负责人需根据项目主管部门的要求提前提交延期申请至科研处，经主管院领导审核通过后报项目主管部门审批。
第十九条 项目到期未及时提交验收申请，且经多次提醒仍无改进的，原则上不再受理其新的申请，直至该项目通过验收为止。按项目主管部门的相关规定进行处理。
第六章 附则
第二十条 除项目主管部门特别规定外，以我院名义承担的纵向项目，所产生的成果与知识产权归我院所有。
第二十一条 本办法自院务会通过之日起施行，由科研处负责解释。
