二〇一八年第八次院务会（2018年7月16日）讨论通过
二〇二一年第三十四次院务会（2021年12月27日）修订
第一条 为规范清华大学深圳国际研究生院（下简称学院、我院）档案分类工作，确保档案分类科学、规范、合理、适用，根据国家教育部《高等学校档案管理办法》，结合我院实际情况，制定本办法。
第二条 我院档案分类是指按照一定的规则，对档案进行有效的区分和类集，解析和固化档案材料之间的有机联系，从而使院藏档案成为一个有一定从属关系和平行关系的不同层级的资源系统，便于利用者识别和查找档案。
第三条 根据我院档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，我院档案分为11个一级类目，均采用两位阿拉伯数字编类目代字，其标识符号、名称和主要内容如下：
（一）01 党群工作 主要包括党务、宣传、统战、纪检及群众团体等工作中形成的文字、声像、实物、电子文件等各种形式及载体的文件材料。
（二）02 行政管理 主要包括行政职能处室在管理活动中形成的文字、声像、实物、电子文件等各种形式及载体的文件材料。
（三）03 教学管理 主要包括教学管理和教学实践活动中形成的各种形式及载体的文件材料。
（四）04 基本建设 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文字、图纸、图表、声像、实物、电子文件等各种形式及载体的材料。
（五）05 仪器设备 主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。
（六）06 会计档案 主要包括进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
（七）07 人事档案 主要包括组织、人事、教育管理及其他有关部门形成的关于教职工、学生个人经历和德才表现，并以个人为单位集中保存起来以备查考的人事材料。
（八）08 声像档案 主要包括在教学、科研及党政管理等工作中形成的具有保存价值的照片（包括底片）、音频、视频等不同形式的历史记录及其相应的文字说明。
（九）09 实物档案 主要包括我院获得的各种荣誉物品，纪念品，宣传品，院旗，废止的各种证照、印章，反映学院不同发展阶段样品的科研、学术成果（包括样品、出版物等实物）等等。
（十）10科学研究 主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的各种载体及形式的文件材料。
（十一）11教学科研机构（研究院／学部及其下设机构，下同） 主要包括各教学科研机构在教学、科研及党政管理等工作中形成的文字、声像、实物、电子文件等各种形式及载体的文件材料。
第四条 以上11个一级类目为我院档案分类方案的基准，任何单位不可随意变动。
第五条 本办法由院党政办公室负责解释。
第六条 本办法自院务会审议通过之日起施行。
