二〇一一年第十四次院务会（2011年12月29日）审议通过
二〇一八年第八次院务会（2018年7月16日）第一次修订
二〇二二年第三十九次院务会（2022年12月19日）第二次修订
第一章 总则
第一条 为使清华大学大学深圳国际研究生院（以下简称“学院”）公文处理规范化、制度化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《清华大学公文处理办法》（清校发〔2019〕47号 ）及上级有关部门的规定，结合学院公文处理的实际情况，特制定本实施细则。
第二条 学院的公文，是传达贯彻党和国家的方针、政策，上级的指示和任务，发布规章制度，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，沟通信息，交流经验的重要工具。
第三条 公文处理指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条 院各职能处室、各教学科研机构、校级机构（下统称“各单位”）负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本细则并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。
第六条 党委办公室、院长办公室（以下简称党政办）是公文处理的归口管理部门，主管学院的公文处理工作并对各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第二章 公文主要种类
第七条 学院公文种类主要有：
（一）决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销有关单位不适当的决定事项。
（二）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（三）通知。适用于批转各单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求各单位办理和需要相关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（四）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。
（五）报告。适用于向上级单位汇报工作，反映情况，回复上级单位的询问。
（六）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。
（七）批复。适用于答复下级单位的请示事项。
（八）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（九）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第八条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发机关和印发日期、页码等部分组成。
(一)份号。公文印制份数的顺序号。
(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应根据秘密程度分别标明“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
(四)发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。
(五)发文字号，包括单位代号、年号、顺序号，应根据行文方向及行文内容编制发文字号。文件有版头的，发文字号印注在版头与红线之间；无版头的，印注在标题的右上方。如联合发文，只标明主办单位发文字号。
(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。签发人姓名印注位置在发文字号的右边，红线的右上方。
(七)标题，由发文单位名称、事由和文种组成。标题应当准确简要地概括公文主要内容，一般应当标明发文单位、事由和公文种类。标题除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。
(八)主送单位
主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。
1.主送教育部、深圳市委、深圳市政府、深圳市教育局的写主送单位全称“教育部”“深圳市委”“深圳市政府”“深圳市教育局”，不写其具体经办部门。
2.发送全院的，写“各单位”。
(九)正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
(十)附件说明。公文如有附件，应在正文之后，发文日期之前，注明附件顺序和名称。
(十一)发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称、统称。
(十二)成文日期。以签发人签发的日期为准；联合发文，以最后签发单位签发的日期为准。会议纪要以会议举行当日日期为准。
(十三)印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日。
联合上报的公文，由主办单位加盖印章。有特定发文单位标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。纪要不需加盖印章。
(十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
(十六)抄送单位
抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。
1.抄送外单位的直接写其全称，并按其单位级别和通用顺序排列。
2.本院抄送：若送全部领导，写“院领导”；若送主管领导，写“×××院长”“×××书记”或“×××副院长”“×××副书记”；若送学院其他单位，直接写出单位名称。(十七)印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。
(十八)页码。公文页码顺序号。
第九条 公文的版式按照《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）国家标准执行。
第十条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十一条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十二条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。
院内各单位一般不可以本单位名义直接向上级单位行文。
第十四条 向上级单位行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。
（二）学院各单位的请示事项，如需以学院名义向上级单位请示，应当由职能部门明确意见后上报。请示事项涉及多个职能部门职权范围内事项的，应当协商一致后上报；经协商不能取得一致意见的，应当列明各方意见及理据，提出建设性意见，多方会签后上报。
（三）请示是向上级或主管部门的行文，应一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（四）除上级单位负责人直接交办事项外，一般不得以学院名义向上级单位负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。
各单位除院领导直接交办事项外，一般不应直接送呈领导个人，应直接送党政办文秘人员登记后送呈学院有关领导。
（五）受双重领导的单位向一个上级单位行文，必要时抄送另一个上级单位。
第十五条 向下级单位的重要行文，必要时应抄报上级主管单位，需要时可抄送市有关主管单位。
第十六条 学院相关单位之间对有关问题未经协商一致的，不得各自向下行文。如擅自行文，党政办有权责令纠正或撤销。
第十七条 转发上级转发的文件，如上级转发文件时，没有加具贯彻意见的，学院可直接转发其附件。学院转发上级文件，如不用加具贯彻意见的，可直接誊印学院领导签批意见及文件后转发。
第五章 公文拟制与发文办理
第十八条 本细则所称公文拟制，是指以学院党委或学院名义发文的拟制，包括公文的起草、审核、签发等程序。本细则所称发文办理，是指以学院党委或学院名义发文的办理，包括复核、登记、印制、核发等程序。除保密等特殊文件外，公文拟制原则上统一通过学院办事服务系统（以下简称“OA系统”）进行，发文办理工作由党政办组织承担。
第十九条 公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的理论路线方针政策，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。行文所依据的事实要确凿，指导思想和解决问题的主要意见、原则、办法、措施要明确，办理事项的时间、地点、范围、理由要交代清楚。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。
（四）文种正确，格式规范。
1.公文的文种应当根据行文的目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。
2.文稿要力求层次分明、结构严谨、文字朴实精炼、书写工整。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
3.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
4.公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、百分比、公文成文及发文日期、专用术语和其他必须用阿拉伯数字外，一般用汉字书写。同一公文中，数字的使用应前后一致。
（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六）公文涉及其他单位职权范围内的事项，起草单位应当与相关单位会商达成一致。
第二十条 公文审核。文稿在送院领导签发前，应由拟文单位负责人审核签字后报党政办审核。党政办审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提措施和办法是否切实可行。
（三）涉及有关其他单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（四）文种是否正确，格式是否规范；文字叙述是否符合文法和逻辑，是否有错、漏字；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范；发送范围是否准确。
（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
经审核符合发文要求的公文文稿，由党政办按照规定程序报相关院领导签发。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回拟文单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由拟文单位修改后重新报送。
第二十一条 急件处理。应根据公文内容确定文件紧急程度，非特别紧急事项无需特急件行文。急件或特急件的确定，由拟文单位提出建议，党政办确定。
第二十二条 以学院名义印发的上行文，原则上经由主管院领导审核后，由学院党委书记、院长或执行院长签发。以学院名义印发的平行文或下行文，原则上由主管院领导签发，涉及重要事项的由学院党委书记、院长或执行院长签发。涉及日常具体业务的公文，经主管院领导书面授权，可由相应职能部门负责人签发。
第二十三条 发文办理主要程序是：
（一）复核。已经院领导签批的公文，文秘人员在印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（二）登记。文秘人员对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细登记。
（三）印制。公文印制必须确保质量和时效并厉行勤俭节约。普发性公文原则上通过学院信息门户网站或学院办事服务系统或邮件发布，除印制少量存档外原则上不再印发纸质公文。对于纸质印件，印件要美观大方，符合公文格式，装订要整齐牢固、不漏页、错页、粘页。
（四）核发、送达。公文印制完毕，文秘人员应当对公文的文字、格式和印刷质量再次进行检查并交拟文单位。公文印制后由拟文单位负责送达主送单位。如主送单位要求通过在线公文交换系统等方式送达，由拟文单位提出申请，党政办文秘人员协助完成发文。重要文件的送达应建立签收登记本。
第二十四条 按规定公开发布的公文，同正式印发的公文具有同等效力。不宜公开的公文，不得违规转发、传输、发布。
第六章 收文办理
第二十五条 本细则所称收文办理，是指对送发学院的各类公文的办理，包括签收、登记、初审、批办、承办、传阅、催办、答复等程序。收文原则上统一通过学院OA系统进行。
第二十六条 收文办理主要程序是：
（一）签收。党政办对收到的公文应当逐件清点，核对签收。
（二）登记。党政办对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
（三）初审。党政办对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否为发送学院的公文，是否应当由学院办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他单位职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
（四）批办。对初审符合规定的公文，党政办应做到当天收到当天登记，送党政办负责人签署意见后，由党政办报有关院领导批示或者转有关单位办理。需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位。紧急公文应当明确办理时限。急件、传真件随到随送，不得积压。
（五）承办。各单位对交办的公文应当及时办理，原则上应在三个工作日内予以答复或告知办理进展，有明确时限要求的应当在规定时限内办理完毕。对不宜由本单位办理的交办公文，承办单位应当说明理由并及时退回党政办。公文办理中有涉及其他单位职权的事项，承办单位应当主动与有关单位协商。对于交办两个单位以上办理的公文，主办单位应当主动与其他协办单位协商。
院领导有批示的文件，有关单位应抓紧承办，并及时将办理进展反馈党政办。
（六）传阅。党政办根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。院领导审阅公文后，应将公文退党政办处理。各单位之间传阅文件，由党政办文秘人员负责传递，各单位不得随意横传公文。文秘人员办理公文传阅时，应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
文件批注写“××处（室）阅（办）”的，该文件由该处（室）办理后归档。批注写“××处（室）会××处（室）”的，由主办单位阅后直接送会签单位，办理完毕，该公文由主办单位归档。批注写“××处（室）、××处（室）阅”的，由党政办负责传递，传阅后由排头单位归档。
（七）催办。送院领导批示或者交有关单位办理的公文，党政办要负责催办。文秘人员应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
（八）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。收文办理结束后，承办单位应当及时向党政办反馈办理结果。
第七章 公文管理
第二十七条 公文办理完毕后，党政办和相关单位应根据文书立卷、归档有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。两个单位以上（含）联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。
公文立卷以学院形成的公文为重点。根据公文形成的特征、相互联系和保存价值分类进行整理，保证齐全、完整，正确反映学院主要工作情况，便于保管、查找和利用。上、下级的来文也应根据其保存价值分类整理立卷，以备查找。
第二十八条 党政办应当建立健全学院公文处理有关制度。学院公文由党政办专人统一管理。
第二十九条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。
第三十条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖学院公章。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。
第三十一条 公文的撤销和废止，由发文单位或者上级单位根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十二条 不具备存档价值、存查必要的公文，经过鉴别、登记和有关负责人批准，可予以销毁。销毁公文或其他重要资料由经办单位进行登记，党政办定期按规定组织销毁。
第三十三条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按照有关规定移交档案管理部门。
工作人员调离岗位离岗离职时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第八章 附则
第三十四条 涉密公文、内部文件按照学院涉密、内部文件管理实施细则进行管理。外事公文处理执行外事工作相关规定。
第三十五条 本实施细则由党政办负责制定、修订和解释。
第三十六条 本实施细则自公布之日起施行。
