清华大学深圳国际研究生院档案管理办法

二〇一八年第八次院务会（2018年7月16日）讨论通过

二〇二一年第三十四次院务会（2021年12月27日）修订

第一章 总则

第一条 为了加强清华大学深圳国际研究生院（下简称学院、我院）档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和党政管理等各项工作中的作用，更好地服务于立德树人的根本任务和建设世界一流大学的中心工作，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家教育部《高等学校档案管理办法》、《清华大学档案馆分室管理实施办法》等规定，结合我院实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案是指我院在招生、教学、科研、党政管理以及其它各项活动中直接形成的、对我院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。 

第三条 档案工作是我院建设的重要基础工作之一，是反映和衡量学院整体水平的一个重要标志。档案工作应纳入学院总体发展规划和年度计划，纳入学院管理制度和各级各类人员的职责范围，并作为考核内容之一。学院各单位应切实加强对档案工作的组织领导，确保档案工作的岗位设置和人员配备，加强档案工作队伍建设，落实档案工作法规制度的要求，完善档案工作机制，着力推动档案工作创新发展。 

本办法所指各单位涵盖：各职能部门、各教学科研机构（研究院／学部及其下设机构）、培训学院、校级机构等。

第四条 我院档案属国家和我院集体所有，列入我院国有资产管理范围。 

第五条 严格实行立卷归档制度，使档案工作做到：纳入各单位的发展规划和工作计划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置相关的档案收集归档工作。 

第六条 全院各单位及个人均应遵守《中华人民共和国档案法》和本办法的规定，依法行使与档案事务有关的权利，履行应尽的义务。 

第二章 领导体制和机构设置

第七条 我院档案工作受清华大学档案馆领导，同时接受国家各级教育行政管理部门、属地档案管理部门的指导、监督与检查。

第八条 在院长领导下做好档案工作，由一名院领导具体分管档案室。

第九条 我院设立档案室，为学校档案馆的分室，归口党政办公室管理。院档案室既是我院档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用我院档案的科学文化事业机构。全院各单位的档案工作接受档案室的监督、指导和检查。

第十条 全院各单位必须加强对档案工作的领导，确定一名负责人分管本单位的档案工作，并配备一名兼职档案员，负责本单位档案的收集、整理、保管、归档和移交工作。

第十一条 我院专（兼）职档案工作人员必须认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，原则上应具备档案业务知识和本科以上学历。

第三章 档案室的基本任务及工作职责

第十二条 我院档案室的基本任务 

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法令、政策和规定，规划全院档案工作，确保档案人员、资源的投入； 

（二）制订档案工作规划及档案年度工作计划、总结，组织制订、实施档案工作规章制度及业务标准；

（三）组织召开档案工作会议，研讨档案工作存在的问题和解决方案； 

（四）建立和健全全院档案工作网络，组织全院档案人员开展档案学术研究、业务交流及专项培训；

（五）组织全院档案管理基础工作，确保档案实体及电子信息的完整、准确、系统、安全；

（六）根据档案信息化建设规划，推进档案信息化建设，实现档案管理线上线下一体化；

（七）规范档案利用流程，严格履行审批手续，兼顾档案利用与安全保密；

（八）加强档案编研、开发与集成，不断完善档案服务方式和手段，为学院管理决策及发展提供档案信息服务；

（九）开展档案宣传工作和利用者教育活动； 

（十）完成院领导及上级业务主管部门交办的其他任务。

第十三条 全院各单位兼职档案员工作职责 

（一）贯彻执行我院档案工作规章制度及业务标准； 

（二）负责制订本单位档案工作的规章制度、工作计划，并组织实施； 

（三）熟悉本单位文件材料的形成规律，指导督促本单位文件材料立卷归档；

（四）本单位文件材料整理、归档、鉴定、统计及移交，确保本单位归档文件材料完整、准确、系统、安全、保密；

（五）接受学院档案业务指导及监督检查，参加档案业务培训，加强对档案专业技能、信息化技术及相关知识的学习。

第四章 经费、设备和库房

第十四条 根据国家教育部《高等学校档案管理办法》第三十六条规定，院档案室所需经费，应单独立项，列入我院预算。

第十五条 院档案室应设立专门的档案库房，档案库房应与办公室、阅览室分开，配备必要的办公、档案防护设备，包括复印、扫描、录音、录像、照相、恒温、恒湿等专业设备。 

第十六条 档案库房应具备防火、防盗、防光、防潮、防尘、防污染、防高温、防有害生物等八防措施。具体包括：

（一）档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有遮光窗帘、窗板等遮阳措施；

（二）库房的温度应控制在14゜C－24゜C，相对湿度控制在45％－60％之间。在选定温、湿度后，每昼夜波动幅度要求温度不得大于±2℃、相对湿度不得大于±5％；

（三）档案库房应配备温湿度计或温湿度记录仪等温湿度检测设备并确保正常使用；

（四）做好库房防虫、防霉工作，定期投放环保防虫药物；发现虫蛀、长霉、纸张破损、字迹褪色等情况，及时采取措施防治和补救；

（五）定期对库房进行清洁；

（六）档案库房应配备专业消防器材，消防器材宜采用清洁气体灭火装置，设置自动火灾报警系统，并定期检查更换；库房严禁他用，禁止存放易燃、助燃、易爆等危险物品；

（七）库房应安装防盗装置，非档案管理人员不得随意出入库房。

第十七条 档案库房管理人员应合理规划各档案库区，入库档案排列有序；特殊载体档案使用专用装具保存，光盘、磁带、磁盘等保管在防磁柜中。

第十八条 做好档案库房安全防护措施，及时检查档案库房门、窗、电的关闭情况，发现问题及时反映及处理。

第十九条 档案库房应预留存储空间，各类别档案分开存储，面积应能满足长期档案存储的需要。

第五章 档案的管理

第二十条 全院档案由档案室实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

第二十一条 全院各单位的兼职档案员，在档案形成以后，按有关规定向档案室移交档案。 

第二十二条 院档案室负责收集和接收本室保管范围内对我院和社会有保存价值的不同载体的各类档案。对国内外与我院有关的其它具有保存价值的材料，可按征集、代管、捐赠的方式处理。

第二十三条 院档案室的全部档案实行全宗管理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。 

第二十四条 院档案室和各单位应指定专人负责档案的统计工作。 

第二十五条 院档案室应定期组织档案的鉴定和销毁工作。 

第二十六条 院档案室和各单位应定期对所存档案和资料的保管情况进行检查，遇有特殊情况，应立即向有关领导或单位报告，及时处理。 

第二十七条 院档案室和各单位应研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。 

第二十八条 保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须依照《院涉密、内部文书文件管理实施细则》办理，并设专柜、专人保管。

第二十九条 院档案室和各单位应采用先进技术，逐步实现档案管理现代化。

第六章 档案的利用和公布

第三十条 档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。 

第三十一条 档案的公布，是指首次向全院和社会公开档案的全部或者部分原文，或者档案记载的特定内容。 

第三十二条 院档案室应按照国家的有关规定，制定开放档案的计划和实施方案，报请清华大学档案馆审定后，定期向全院和社会公布开放档案目录。 对于涉及我院重大利益的档案，以及其他虽开放时间已到但仍不宜开放的档案，经我院批准，可以延期向全院和社会开放。 

第三十三条 院内外各单位或个人凭身份证、工作证及介绍信等合法证明，可以利用已经开放的档案。利用人应说明其利用目的，反馈利用结果。

第三十四条 未开放的档案，仅供我院内部利用。档案借阅利用应该办理借阅手续，填写《清华大学深圳国际研究生院档案利用审批表》（附件2），登记借阅内容，明确借阅者的相关责任。

第三十五条 本院人员确因工作需要借阅本单位档案的，须经本单位负责人、档案保管单位负责人审批同意；借阅其他单位档案的，须经本单位负责人、立卷单位负责人、档案保管单位负责人审批同意，方可借阅。如档案借出，借出期限一般不可超过两周，因特殊情况须继续使用的，应办理续借手续，借出使用期间，不得转借他人，不得带入公共场所。外借档案确认归还后方可注销登记手续。

第三十六条 利用档案人员应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播，污损，涂改，转借和丢失。

第三十七条 利用我院开放档案的单位或个人应遵循档案借阅利用的有关规定，未经档案室或档案所有者的同意，不得擅自公布档案。违者将根据有关档案法规予以严肃处理，直至追究法律责任。

第三十八条 利用、公布档案，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。 

第三十九条 院档案室应当为社会利用档案创造便利条件，提供检索工具、阅览室和复制设备。 

第四十条 属于集体所有、个人所有以及其他不属于我院所有的、对我院和社会具有保存价值的档案，其所有者向社会公布时，应遵守国家有关保密的规定，不得损害我院的、社会的、集体的和其他公民的利益。档案室对寄存档案的公布和利用，应当征得档案所有者同意。 

第四十一条 院档案室提供社会利用的档案，应逐步实现以复制件代替原件。

第四十二条 根据《中华人民共和国档案法实施办法》第二十一条规定，院档案室在提供社会利用档案时，可收取一定费用。 

第七章 档案信息化建设

第四十三条 我院档案信息化建设工作应纳入信息化发展规划，切实保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。

第四十四条 根据《电子档案管理系统基本功能规定》（档办发〔2017〕3 号）等相关要求，推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、其他业务系统等相互衔接。

第四十五条 根据《纸质档案数字化规范》（DA/T 31—2017）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2016）等要求，推进传统载体档案数字化、电子文件通过符合安全管理要求的网络或者存储介质归档。

第四十六条 院档案室应对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

第八章 档案的安全与保密

第四十七条 档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及院各项保密制度，认真做好保密工作。

第四十八条 任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档案内容者，应视情节轻重，按《档案法》要求严肃处理。

第四十九条 档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，并严格履行审批手续。

第九章 奖励与处罚

第五十条 建立全院档案工作检查评比制度，并将兼职档案员的工作纳入年度考核内容。

第五十一条 有下列事迹之一的，给予表彰和奖励： 

（一）对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的。 

（二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的。 

（三）对档案学研究做出重要贡献的。 

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给我院的。 

（五）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。 

第五十二条 有下列行为之一的，责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依纪给予行政处分： 

（一）将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为已有，拒绝或不按时交档案机构、档案工作人员归档的。 

（二）拒不按照我院规定向档案室移交档案的。 

（三）违反国家和我院规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的。 

（四）不按照国家规定开放档案的。 

（五）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的。 

（六）档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的。

（七）擅自提供、抄录、公布、销毁属于我院所有的档案的。

（八）涂改、伪造档案的。 

第十章 附则

第五十三条 会计档案的管理办法，遵照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》执行。

第五十四条 干部档案管理办法，遵照中共中央办公厅《干部人事档案工作条例》、中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》等规定执行。

第五十五条 本办法由院党政办公室负责解释。 

第五十六条 本办法自院务会审议通过之日起施行。以往有关规定与本办法不一致的以本办法为准。

附件：清华大学深圳国际研究生院档案利用审批表

清深国院规〔2022〕4号 清华大学深圳国际研究生院档案管理办法.docx

附件

清华大学深圳国际研究生院档案利用审批表

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