二〇一八年第十二次党政联席会（2018年12月10日）审议通过
二〇二二年第三十九次院务会（2022年12月19日）修订
第一章 总则
第一条 为加强清华大学深圳国际研究生院（以下简称学院）合同事务管理，防范法律风险，保障学院合法权益，维护学院声誉，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》等法律法规以及《清华大学合同管理规定》（清校发〔2019〕68号）相关规定，结合学院实际，制定本规定。
第二条 本规定所称合同是指学院或者学院授权的主体代表学院作为一方当事人，与自然人、法人和非法人组织之间签订的有关设立、变更或者终止民事权利义务关系的协议。
实质约定了交付财物、支付金钱、转移权利、提供劳务（服务）、提交成果、接收与派遣师生等民事权利义务内容的意向书、备忘录、框架协议等，作为合同按照本规定管理。
第三条 本规定适用于学院各教学科研机构、职能处室以及其他无独立法人资格的相关单位（以下简称各单位）。
第四条 学院依据“统一领导、归口管理、分级负责、兼顾效率”的原则建立合同管理体制和工作机制。
第五条 学院合同管理的主要任务是健全合同管理制度体系，加强内部控制和全过程监督，维护学院合法权益，保障学院涉合同事务依法依规健康发展。
第六条 学院统一领导合同管理与监督工作。相关单位按照各自在合同管理与监督事务中的不同分工，分别履行合同承办、归口管理以及监督检查等职责。
第七条 院党委办公室、院长办公室（以下简称党政办）依据授权对学院合同事务进行管理，其主要职责为：
1.制定学院合同管理的相关规章制度；
2.审批职责范围内的相关合同文本；
3.备案归口管理部门制定的合同示范文本；
4.组织协调合同管理相关工作；
5.汇总统计归口管理部门报送的合同管理信息；
6.协助归口管理部门应对与合同履行相关的诉讼、仲裁及其他合同纠纷；
7.完成学院交办的其他与合同管理相关的工作。
第八条 合同承办单位是指有签署合同需求并实际承担合同履行义务的单位，其主要职责为：
1.对拟签订合同的缔约目的、项目的可行性及合法性进行调研；
2.查明合同相对方的主体资格、营业范围、履约能力、信誉状况以及授权委托等内容；
3.承担合同谈判、起草、报批、履行、争议处理以及归档等具体工作;
4.及时统计本单位承办合同的履行情况，并定期向归口管理部门报送；
5.及时向归口管理部门报告可能引发诉讼或仲裁的合同纠纷情况，配合归口管理部门应对与合同履行相关的诉讼和仲裁。
第九条 归口管理部门是指依照本规定第十一条对不同类别的合同进行归口管理的有关职能部门，其主要职责为：
1.根据本规定，制定本部门归口管理合同的管理办法并组织实施；
2.根据本部门合同管理的实际情况，负责制定本部门合同示范文本及日常管理相关工作；
3.承担本部门职责范围内合同的审批（备案）、签署、归档、监督、统计等相关管理工作；
4.根据学院授权管理使用相关合同专用章；
5.根据实际情况参与本部门职责范围内合同的谈判、起草等工作；
6.协助合同承办单位处理合同争议的协商、调解，处理与本部门审批合同相关的诉讼和仲裁；
7.按年度向党政办报送本部门归口管理合同信息；
8.及时将分管院领导审批通过的合同示范文本报党政办备案；
9.学院交办的其他与合同管理相关的工作。
第十条 各归口管理部门、财务办公室、审计部门、纪检部门以及档案管理部门对合同的审批、签署、履行与归档等事项在各自职权范围内负有相关监督检查职责，对合同违法违规行为以及损害学院声誉、利益等行为进行监督和查处。
第十一条 学院按照以下规定对合同进行分类归口管理：
1.党政办负责管理国内（不含港澳台地区）的全面合作协议、法律事务类合同，此处全面合作指合作方为中央部委、重要地方政府部门或大型企事业单位，合作领域比较广泛，对学院发展建设有重要影响或实质合作内容涉及多个部门的合作；
2.培养处负责管理与研究生招生、培养相关的合同以及与校企联合培养相关的合同；
3.科研处负责管理全院科研（含开放共享服务）类合同、采购类合同、出版合同、知识产权委托服务类合同以及技术转让类合同；
4.学生工作办公室负责管理与研究生社会实践、学生实习及就业相关的合同；
5.培训学院负责管理继续教育类合同；
6.全球事务办公室负责管理国际、港澳台地区合作与交流类合同；
7.工会负责教职工子女教育、医疗机构优惠等涉及教职工福利的有关合作协议；
8.合同内容涉及两个或两个以上归口管理部门工作职能的，根据合同性质或主要条款确定归口管理部门；
9.对于无法确定归口管理部门或者对归口管理部门存在争议的合同，在本规定实施前已存在管理先例的，仍由原管理部门归口管理；不存在管理先例的，由党政办协调确定合同的归口管理部门或者由党政办负责管理。
第十二条 根据国家以及学院相关规定，合同所涉事项需要履行特别审批手续的，合同承办单位应当依照下列规定履行相应手续：
1.根据国家有关规定，合同应当由学院上级主管部门审查或者登记备案的，须履行相应程序；
2.根据学院关于贯彻“三重一大”原则的相关规定，合同所涉事项属于“三重一大”决策事项范围的，须履行相应审批程序；
3.根据学院有关规定，合同应当由分管院领导批准的，须履行相应审批程序；
4.根据学院相关规定，合同所涉事项应当办理院内前置审批手续的，须履行相应审批程序；
5.根据学院关于采购与招标工作相关规定，合同所涉事项需要履行采购与招标程序的，应当履行相应的采购与招标手续；
6.根据国家和学院有关规定，合同应当履行其他审批程序的，依照相关规定执行。
第十三条 合同承办单位应当根据实际情况，在首次合作合同签订前要求合同相对方提供如下文件，并由合同相对方签字或者盖章：
1.合同相对方如为国（境）内法人或者非法人组织的，应当提供营业执照复印件；如为国（境）外法人或者非法人组织的，根据实际情况确定是否要求提供符合当地法律规定的主体资格证明文件；如为自然人的，根据实际情况确定是否要求提供本人的身份证明复印件；
2.根据国家法律法规要求必须具备相关资质的或合同要求特殊资质的，应当提供相应的资质证明复印件；
3.有关合同标的相关权属证明材料的复印件；
4.法律法规或者学院有关规定要求提交的其他证明材料。
第十四条 除即时清结的交易以及学院另有规定的情形外，订立合同时应当采用书面形式。
通过信件、传真、电子邮件等形式就双方权利义务内容达成一致的，应当另行签订正式合同，以确认合同成立。
意向书、备忘录中约定将来一定期限内订立合同的，应当另行签订正式合同。
第十五条 承办单位应优先使用国家、行业、学院合同示范文本，没有示范文本的，应积极争取由学院草拟文本，主导合同的谈判和订立，确保最大限度地保障学院权益。确有必要由对方草拟的，应就合同条款积极进行协商，严格审查合同内容。
第十六条 订立合同时，应当确保拟签署的合同合法合规、形式完整、内容清晰、权责明确。具体要求如下：
1.合同主要条款完备，一般应包括：当事人的姓名（名称）、住所及联系方式、标的、数量、质量、价款、履行期限、履行地点和方式、违约责任、法律适用和争议解决办法、生效条款、合同签署日期等；
2.合同文本内容清晰，不存在语言文字上的错误或者歧义，不存在明显矛盾或其他逻辑错误；
3.合同权利义务明确可行，不违反相关法律的强制性规定，合同所涉事项符合学院相关规定，不存在可能对学院利益产生不利影响的情形。
第十七条 合同执行人（项目负责人）签署合同前，应当就是否存在关联关系以及关联事项作出声明。
涉及关联交易的，合同双方在订立合同时，应当遵守回避原则，由归口管理部门组建独立于合同双方的评审组或以其他合理形式对关联交易的后果进行评价。通过公平性评价的合同，方可由归口管理部门审批。
归口管理部门在合同审批（备案）时发现存在未主动申报关联事项、关联交易显失公平或者其他损害学院利益的情况，有权责成相关人员接受质询、说明情况，并可视情节不予审批（备案）。
第十八条 归口管理部门制定的合同示范文本，应当先由律师或者学院法律顾问审核后由部门负责人审核，并经分管院领导审批通过后方可公布使用。
第十九条 合同承办单位应当在完成本单位合同审核程序后，按照各归口管理部门制定的分类合同管理办法的要求，将合同报请归口管理部门审批（备案）。对于提请备案的合同，归口管理部门发现合同存在违反法律法规或学院相关规定的，不予备案。
第二十条 合同内容涉及其他职能部门职责范围事项的，相关归口管理部门应当组织会签。
第二十一条 归口管理部门审批（备案）合同的审查时限由部门根据实际情况确定，一般不超过十五个工作日。提请审批（备案）的合同，需修改或补充材料的，审查时限重新计算。
需要会签的合同，各归口管理部门的审查时限单独计算；法律关系复杂且存在较大争议的合同经由归口管理部门主要负责人审核同意后，可以适当延长审查时限，但最长不得超过三十个工作日。经审批通过的合同方可签署。
第二十二条 为了应对各类突发事件、事故和紧急情况，需要立即签署合同的，应当在不加盖合同承办单位公章的前提下，由承办单位负责人签署合同。紧急情况消除后，合同承办单位需按照本规定的要求补办相关审批（备案）手续。补办手续时未通过归口管理部门审批（备案）的，须解除前述合同并由承办单位按本规定承担相关责任。
第二十三条 归口管理部门在审批（备案）合同的过程中应当依法依规严格履行职责，除本规定其他条款已明确的要求外，还应当重点审核合同是否存在以下情形：
1.以合法形式掩盖非法目的的；
2.合同相对方资质不合格或者无履约能力的；
3.可能损害国家利益、社会公共利益或者学院利益的；
4.合同条款存在明显歧义或者内容不完整，可能对合同效力产生不利影响的；
5.有合同示范文本，拒不采用又无合理解释的；
6.合同项下主要权利义务已经开始实际履行后签署合同，或者学院在合同项下的主要义务已经履行完毕后签署合同的。
第二十四条 合同通过归口管理部门的审批（备案）后不得擅自变更。确需补充或者变更合同内容的，应当重新履行审批（备案）手续。
第二十五条 归口管理部门在合同审批过程中，对合同所涉法律问题或者其他技术性问题存在较大分歧，难以做出结论的，可以在取得合同承办单位同意后召开专家论证会或者聘请相关领域的专家出具专家意见。召开专家论证会或者聘请相关专家的费用由合同承办单位承担。召开专家论证会或者聘请专家出具法律意见应当于作出该决定之日起十五个自然日内完成。上述时间不计入归口管理部门的审查时限。
合同承办单位在向归口管理部门提请审批存在较大分歧的合同前，也可自行组织专家论证会或者聘请相关领域的专家出具专家意见，但受聘专家的名单需事前征得归口管理部门同意。
第二十六条 归口管理部门对审批类合同承担审批责任，合同承办单位对备案类合同承担审批责任；合同承办单位对其承办的各类合同承担履行责任。
第二十七条 学院院长有权代表学院对外签署合同，有权以书面形式授权其他院领导或者相关负责人代表学院对外签署合同。
党政办负责办理、保管院长授权委托书。
学院通过规范性文件明确授权院内有关单位或者人员对外签署合同的，按照相关规定执行。
归口管理部门应当对由其审批（备案）合同的签署人及其签署程序作出规定，学院另有规定的除外。
第二十八条 未经授权，学院各单位不得以学院名义对外签署合同，亦不得以本单位名义对外签署合同。
第二十九条 未经学院批准，承办单位不得在合同主要权利义务已经开始实际履行或已经履行完毕后签订合同。
第三十条 印章的使用应当遵守学院关于印章管理的相关规定。任何人不得在尚未填写完整的合同文本上加盖学院的任何印章。归口管理部门加盖印章时应当同时在合同正本上加盖骑缝章。
第三十一条 学院刻制带编号的合同专用章，由归口管理部门负责保管并使用。归口管理部门暂无合同专用章的，合同经审批后，由党政办加盖院公章。
第三十二条 合同生效后，承办单位应当遵循诚实信用的原则依法全面履行合同并严格要求合同相对方全面、及时履行合同。
第三十三条 归口管理部门有权对合同承办单位的合同履行过程进行监督，督促其全面履行合同。合同承办单位应当指派专人负责跟踪合同履行的进度与结果，及时向归口管理部门汇报。
第三十四条 财务办公室应当根据合同履行情况办理价款结算和账务处理手续。合同承办单位在合同履行中存在以下情形之一的，财务办公室有权拒绝办理资金结算手续：
1.发票、合同审批（备案）手续以及其他凭证资料不全的；
2.合同对方未按合同约定履约的；
3.未提交合同文本副本作为财务办公室账务处理依据的；
4.未提交财务办公室要求提供的其他材料导致无法完成结算手续的。
第三十五条 合同相对方不履行合同或者丧失履行合同能力的，合同承办单位应当及时采取解除合同或者要求对方提供担保等措施。
第三十六条 对于因欺诈、胁迫等原因订立的合同，存在显失公平、重大误解的合同以及因政策调整、市场变化等客观因素已经或者可能导致学院利益受损的合同，合同承办单位应当及时采取应对措施并积极变更或者解除合同，同时按照本规定重新履行合同审批（备案）手续。
法律法规规定变更或者解除合同应当办理批准、登记等手续的，依照规定办理。
第三十七条 合同履行过程中发生较大争议的，合同承办单位应当积极处理并在必要时向相应的归口管理部门汇报。归口管理部门应当配合并督促合同承办单位妥善处理合同争议。
争议处理过程中，经协商达成一致的，合同承办单位应当及时签订书面协议，固定相关证据，厘清各方当事人的责任；无法协商解决或者经协商不能达成一致的，合同承办单位应当及时报告归口管理部门并按照学院相关规定提起诉讼或者申请仲裁，以维护学院的合法权益。
第三十八条 归口管理部门应当建立相应的合同存档制度，对妥善保管合同审批（备案）相关文件资料进行存档，统一合同编号，妥善保管。相关文件资料包括但不限于：合同正本、合同审批（备案）流程单以及与合同事项有关的批准文件、会议记录、授权文件、信函、传真、数据电文、音像资料、合同履行材料、合同涉诉涉仲裁材料正本等。
归口管理部门应当按照学院档案管理相关规定对合同及相关文件资料进行存档并按要求定期移交档案室，存档期限不应少于十年。
第三十九条 合同承办单位应当自合同订立之日起建立合同档案，妥善保管合同相关文件资料，存档期限不应少于十年。合同相关文件资料包括但不限于：合同原件/复印件、与合同事项有关的批准文件、会议记录、授权文件、信函、传真、数据电文、音像资料、合同履行材料、合同涉诉涉仲裁材料副本/复印件等。
第四十条 合同是学院对外活动的重要法律依据和凭证，有关人员应当按法律规定和合同约定严守外事纪律、履行保密义务。任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或者商业秘密。
第四十一条 各单位在合同订立、审批、备案、履行、存档等环节中存在违规行为的，学院视情节轻重进行相应的批评教育、组织处理或者纪律处分。构成违法的，依法追究法律责任。
合同承办单位及相关人员违规的，由归口管理部门负责处理；归口管理部门及相关人员违规的，由党政办负责处理。
第四十二条 未经学院授权，各单位以自己名义从事下列行为之一的，从重处理：
1.签署设立具有法人资格合作机构的合作协议；
2.签署设立需承担无限责任机构的合作协议；
3.签署需承担无限连带责任的合作协议、担保协议；
4.签署法律法规与学院章程中明确赋予仅可由学院行使相关职能的合作协议；
5.与烟草、酒类、保健品供应商或者其他可能影响学院声誉的院外支持或者赞助单位签署相关合同或者开展合作。
第四十三条 归口管理部门、党政办在履行职责追究责任的同时，应当将违规线索与证据移送学院纪检部门，由纪检部门根据相关规定处理。
第四十四条 本规定所称关联关系，是指合同执行人（项目负责人）与合同相对方存在如下情形之一的：
1.与作为合同相对方的自然人有配偶关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲或者姻亲关系的；
2.在合同相对方任职或者兼职的；
3.其亲属在合同相对方担任具有决策权的重要职务的；
4.本人及其近亲属直接、间接、共同控制合同相对方或者可对合同相对方施加重大影响的。
第四十五条 各归口管理部门可以根据实际情况制定合同管理实施细则。
学院所辖独立法人实体对外签署合同事宜可以参照本规定执行。
第四十六条 人事劳动类合同不适用本规定。
第四十七条 学院对军工、涉密等合同适用特殊管理规定的，依据该特殊规定处理相关合同的管理事宜。
第四十八条 本规定由党政办负责解释，自公布之日起施行。
