二〇〇三年第十次院务会议（2003年6月2日）审议通过
二〇一二年第三次院务会（2012年5月9日）第一次修订
二〇二三年第一次院务会（2023年1月2日）第二次修订
第一章 总则
第一条 为规范学院财务行为，加强财务管理，提高资金使用效益，促进事业发展，根据《中华人民共和国会计法》《事业单位财务规则》以及《清华大学财经管理规定》等有关规定，结合学院实际，制定本规定。
第二条 学院财经管理基本原则是：贯彻执行国家有关法律法规和财务规章制度；坚持勤俭办学的方针；正确处理事业发展需要和资金供给的关系，社会效益和经济效益的关系，国家、集体和个人三者利益的关系。
第三条 学院财经管理基本任务是：依法多渠道筹集事业资金；合理编制财务预算，并对执行过程进行控制和管理；科学配置学院资源，努力节约支出，提高资金使用效益；加强资产管理，防止国有资产流失；建立健全财务规章制度，规范院内经济秩序；如实反映学院财务状况；监督学院经济活动。
第四条 学院财经管理基本途径是通过完善内部控制制度，采用不相容职务相互分离控制、授权批准控制、会计系统控制、预算控制、财产保全控制、风险控制、内部报告控制、电子信息技术控制等内部控制方法，通过对院内经济行为、会计行为的规范，实施对学院货币资金、固定资产、对外投资、预算管理、项目经费及各项基金管理及其他管理的控制。
第二章 财务管理体制
第五条 学院党委对财务管理工作负领导责任；全院财务工作实行院长负责制，财务负责人协助院长领导学院日常财务工作，重大事项报院务会决定。
学院实行一级财务管理体制，所有非独立法人下属单位不设独立银行账户和会计核算系统，全部纳入学院统一管理和核算。学院下属单位的财务工作实行“单位负责人”负责制，财务工作由学院财务机构统一管理。
第六条 财务办公室作为学院财务机构，在院长和财务负责人领导下，统一管理学院及下属单位各项财务工作。财务办公室配备专职财务人员，财务人员须具备与其岗位相适应的资格和能力。
第七条 学院二级单位和附属单位的负责人须严格遵守国家法律法规和财务规章制度，认真履行职责，建立健全本单位涉及经济业务的内部控制制度、财务管理制度，报财务办公室备案；聘用符合条件的人员担任财务经办人，保障本单位资产安全，提高资源使用效益，配合有关部门的监督检查工作。
第三章 预算管理
第八条 学院预算内容包括收入预算和支出预算。
第九条 编制预算坚持“量入为出、收支平衡”的总原则，不得编制赤字预算。编制收入预算时，要尽量核实收入，避免高估收入，坚持积极稳妥原则；编制支出预算时，应坚持统筹兼顾、保证重点、勤俭节约的原则。
第十条 学院预算由部门预算和内部预算组成。部门预算的编制和执行遵守深圳市财政预算相关规定。内部预算由各处室根据年度收支计划编制，财务办公室审核和汇总。每年初，制定全院当年预算方案，由院务会审批；每年十月，进行预算追加和调整，由院务会审议通过后作为最终年度预算，学院严格执行审批后的预算。二级单位预算经本单位决策机构审议通过后执行，报财务办公室备案。
第十一条 学院应全面加强预算绩效管理，提高资金使用效益。
第四章 财务管理规则
第十二条 单位负责人和财务负责人对本单位的经济业务具有管理责任和监督职责，对本单位的公共经费使用过程中经济业务和会计资料的真实性、合法性和完整性负责。项目负责人对专项资金的合法使用负责。
第十三条 办理经济业务应当坚持诚实守信的原则，项目负责人和经办人员是第一责任人，应保证所经办项目经济业务和原始凭证的真实性、合法性和完整性。严禁以虚假经济业务套取现金。
经费的使用应当与要完成的任务具有相关性。在使用经费时，应当在保证事业发展的情况下，尽可能的节约资金、节约资源。
第十四条 学院对经费实行“收支两条线”的管理方式。各单位收取的各项收入必须及时足额按规定入账，支出经核定后进行使用，不得“坐收坐支”。
捐赠收入的分配、使用和管理应当尊重捐赠人的意愿，不得随意改变捐赠资金的使用方向和用途。
专项资金和专项基金须专款专用。科研项目应该按照立项批复或合同单独设立财务项目，专款专用，不得“混收混支”。财政拨款按照政府规定的管理要求和流程进行使用。纵向科研经费严格按照预算执行，横向科研经费应该按照合同约定的范围使用。经营支出应与经营收入配比。
第十五条 校外单位委托学院代管财务事项，应提出书面委托申请，并提供国家相关部门批准的相关材料，由财务办公室审批后方可立项。代管经费的使用应遵守学院财务规则和相应管理办法。
第五章 收入管理
第十六条 学院收入包括：
（一）财政补助收入，即学院从深圳市财政部门取得的各类财政拨款。具体包括：
1.教育经费拨款，即由深圳市财政部门按规定拨付学院的生均经费。
2.科研经费拨款，即深圳市财政部门按规定拨付学院的科技研发经费、实验室建设经费等各类财政科研拨款。
3.其他拨款，即深圳市财政部门按规定拨付学院的上述拨款范围以外的财政拨款。
上述财政拨款收入应按深圳市相关规定进行管理和安排使用。
（二）上级补助收入，即清华大学拨付学院的非财政补助收入。
（三）事业收入，即学院开展教学、科研及其辅助活动取得的收入，包括：
1.教育事业收入，指学院开展教学及其辅助活动所取得的收入，包括：通过学历和非学历教育向单位或学生个人收取的学费、培养费、培训费、住宿费和其他教学收入。
2.科研事业收入，指学院开展科研及其辅助活动所取得的收入，包括：通过承接或与其他单位合作承接国家、省、区级科研项目获得的专项资助，开展科技开发、科技服务、科研协作、转让科技成果、进行科技咨询所取得的收入和实验室开放服务等其他科研收入。
（四）经营收入，即学院在教学、科研及其辅助活动之外，开展非独立核算经营活动取得的收入。
（五）附属单位上缴收入，即学院附属独立核算单位按照有关规定上缴的收入。
（六）其他收入，即上述规定范围以外的各项收入，包括投资收益、捐赠收入、利息收入、非本级财政补助收入、租金收入等。
上述收入中，按深圳市有关规定应上缴国库或者财政专户的资金，应及时足额上缴。
第十七条 学院各单位须严格按照国家有关政策规定依法组织收入，各项收入应有相应的合同、协议或文件，不得改变收入性质入账。学院各项收入须全部纳入预算，统一管理和核算，不得设置“小金库”和保留账外资金。各项行政事业性收费须严格执行国家规定的收费范围和标准。学院在取得收入或收费时，须按规定使用合法票据。
第六章 支出管理
第十八条 支出是指学院开展教学、科研及其他活动发生的各项资金耗费和损失。学院支出包括：
（一）事业支出，即学院开展教学、科研及其辅助活动发生的基本支出和项目支出。基本支出指学院为了保障正常运转、完成教学科研和其他日常工作任务而发生的支出，包括人员支出和公用支出。项目支出指学院为了完成特定工作任务和事业发展目标，在基本支出之外所发生的支出。
事业支出按其用途划分为教育事业支出、科研事业支出、行政管理支出、后勤保障支出和离退休支出。
（二）经营支出，即学院在教学、科研及其辅助活动之外开展非独立核算经营活动发生的支出。
（三）对附属单位补助支出，即学院用财政补助收入之外的收入对附属单位补助发生的支出。
（四）上缴上级支出，即学院按规定上缴上级单位的支出。
（五）其他支出，即本条上述规定范围之外的各项支出，包括利息支出、捐赠支出等。
第十九条 学院开展教学、科研和非独立核算经营活动过程中，应正确归集实际发生的各项支出；不能直接归集的，须按一定原则和标准合理分摊。各项支出须按实际发生数列支，不得虚列虚报，不得以计划数和预算数代替。
第二十条 学院的全部支出应纳入预算管理，实行项目库管理，严格执行国家、深圳市有关财务规章制度规定的开支范围及开支标准；国家、深圳市有关财务规章制度没有统一规定的，由学院结合本院情况规定，报主管部门和财政部门备案。
第二十一条 学院严格执行国库集中支付和政府采购制度有关规定。因公活动或采购时，可以采取先借款再报销的方式，也可以在一定限额内或按照相应规定先由本人垫付待报销后归还。
第二十二条 财务报销应遵照以下要求：
（一）报销凭正规发票、行政事业单位统一收据等合法票据，票据需与经济业务密切相关，不得使用虚假或者不相关票据报销，报销经办人和项目负责人对报销票据的相关性、真实性负责。
（二）各项支出应在业务结束后尽早报销，年末支出应尽量在当年报销，出差未归等特殊情况报销期限不得超过下年6月。
（三）报销时必须有包括项目负责人（或其授权人）在内的两个以上人员经办，发票必须有经办人员签字；达到院内招标标准的工程项目，在支付尾款前应以工程结算审核书上的审结金额作为最后的报销金额。
（四）各类人员的个人收入，要求纳入学院统一银行代发系统进行发放。
（五）工会活动支出、慰问费、体检费等福利类支出须从福利费和福利基金中支付，不得在公用经费中支出。除了在公务活动中旨在风险补偿的人身意外伤害险以外，不得使用公款为个人购买商业保险。
第二十三条 财务报销中应提供以下有效支出凭据：
（一）因公业务费用报销，应当持合法的税务发票、收费票据、往来结算票据或院内结算单据。票据报销时要求台头正确、内容完整、金额大小写一致。
（二）依据院内采购管理办法，需签订合同的设备、工程、服务等支出须附合同。购买家具、设备等固定资产的，除后附发票外还应有设备管理人员签字的“固定资产建账证明”；工程项目报销还应附工程验收证明、决算、合同、审计确定书等。
（三）举办会议报销会议费，需提供会议通知、会议安排、会议参加人员等资料复印件。发票内容为“会议费”时，需附开票单位盖章确认的费用清单。
（四）购买办公用品和材料，在票据上未注明单价和数量的，要求附销售单位注明数量、单价的购物小票、清单；除正规书店以外的购书发票、资料报销时应附销售单位出具的书籍名称或清单。
（五）支付外籍专家机票时，须提供学院聘任外籍专家的合同协议或邀请信、外籍专家护照、签证和机票等资料。支付外籍专家工资时，须提供合同协议、专家证、完税证明、外籍专家护照、签证等材料供银行审核。
（六）报销论文版面费时，须附论文录用通知；报销国际会议注册费时，除国外发票外还需提供会议邀请通知；国内出差乘坐飞机的，凭“航空运输电子客票行程单”或发票附机票订单报销。国际差旅费凭电子机票行程单（或发票附机票订单）和登机牌报销。
（七）院内单位间测试费、试验费和计算费等的报销，接受委托单位应保管好业务委托单备查，原则上要求开具后保管5年。
第七章 结转与结余管理
第二十四条 结转结余是指学院年度收入与支出相抵后的余额。结转主要是未完成的教学科研项目专项资金，需按照原用途结转下年使用，结余主要是已完成的教学科研项目的净结余和经营收支余额等。
第二十五条 未完成的教学科研项目的余额，可结转下年专款专用。已完成的教学、科研项目的余额，属于财政拨款的按照相关规定执行，属于自筹经费的可以按照规定提取专用基金，剩余部分用于弥补以后年度的收支差额。经营收支结余应单独反映，可按照国家、深圳市有关规定弥补以前年度经营亏损，其余部分并入学院结余。国家、深圳市另有规定的，从其规定。
第八章 专用基金管理
第二十六条 专用基金是指学院按照规定提取和设置的有专门用途的资金。
第二十七条 专用基金包括职工福利基金、其他专用基金等。
职工福利基金是按照规定提取和转入，用于职工集体福利设施，集体福利待遇等的资金。
学院可按照有关规定，根据事业发展需要提取或者设置其他专用基金。
第二十八条 各项基金的提取比例和管理，财经法规有统一规定的，按统一规定执行；没有统一规定的，由财务办公室制定具体办法报经院务会审批。
第九章 资产管理
第二十九条 资产是指学院可支配的各类经济资源，包括各种财产、债权和其他权利。学院的资产包括流动资产、固定资产、无形资产和对外投资等。
第三十条 流动资产是指可以在一年以内变现或者耗用的资产，包括现金、银行存款、应收及暂付款项、借出款、存货等。
第三十一条 现金业务应认真执行国务院《现金管理条例》。一切现金往来，必须收付有凭据，严禁口说为凭或白条抵库。现金收入应及时存入银行，严禁收款不入账。
第三十二条 存货是指学院在开展教学、科研及其他活动过程中为耗用而储存的资产，包括各类材料、燃料、消耗物资、低值易耗品等。对存货应当进行定期或者不定期的清查盘点，保证帐实相符，存货的盘盈、盘亏应及时进行调整。
第三十三条 应收及暂付款项应及时清理结算，不得长期挂帐；对确实无法收回的应收及暂付款项，须查明原因，分清责任，按规定程序批准后核销。
第三十四条 固定资产是指单位价值在1000元以上，使用期限在一年以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准，但耐用时间在一年以上的大批同类物资，也作为固定资产管理。
学院的固定资产应根据财政部门规定的分类，结合具体实际，制定各类固定资产的明细目录。
第三十五条 固定资产的增加或减少、调拨或借出须遵循严格的工作程序。各单位接受捐赠的固定资产，在增加学院固定资产的同时，须进行相应帐务处理，接受捐赠资产发生的运输费、税费等也计入固定资产价值。固定资产的报废和转让，按规定程序报批后核销。大型、精密、贵重的设备、仪器报废和转让，须经深圳市有关部门鉴定，按深圳市规定报有关部门批准。
固定资产转让及报废清理收入应按规定上缴财政专户，纳入非税收入收支两条线管理。
第三十六条 固定资产管理部门应定期或不定期地对固定资产进行清查盘点。年度终了前须进行一次全面的清查盘点，做到帐实相符。对固定资产的盘盈、盘亏须按规定程序及时处理。
第三十七条 无形资产是指不具有实物形态而能为使用者提供某种权利的资产，包括软件、专利权、商标权、著作权、土地使用权、非专利技术、商誉以及其他财产权利。
第十章 对外投资管理
第三十八条 学院利用货币资金、实物、无形资产等向企业和其他单位的投资，须由院务会审议通过，并按照学校规定报学校有关部门和深圳市财政部门批准。其中学院以实物、无形资产对外投资的，须按照国家有关规定进行资产评估，并向学校有关部门办理审批手续。学院不得使用财政拨款及其结余进行对外投资，不得从事股票、期货、基金、企业债券等投资，国家另有规定的除外。
第三十九条 对外投资取得的收入，计入投资收益，按有关规定分配。
第十一章 负债管理
第四十条 负债是指学院所承担的能以货币计量，需要以资产或劳务偿还的债务。学院的负债包括借入款、应缴款项、暂存和应付款等。
第四十一条 “清华大学深圳国际研究生院”是学院对外借款和贷款的唯一主体。各类举借债务应严格执行审批程序，不得违规进行融资和担保，及时清理并按规定办理债务结算，保证各项债务在规定期限内偿还。
第十二章 财务报告与决算报告
第四十二条 财务报告主要以权责发生制为基础编制，综合反映学院特定日期财务状况和一定时期运行情况等信息。财务报告具体包括财务报表和财务分析，财务报表包括会计报表及附注，财务分析包括学院工作目标完成情况、财务状况分析、学院收支情况分析及财务管理情况等。决算报告主要以收付实现制为基础编制，综合反映学院年度预算收支执行结果等信息。决算报告具体包括学院基本情况及当年度取得的主要事业成效、收入支出预算执行情况分析、部门决算等财务工作开展等。通过编制财务报告和决算报告，开展分析，发现问题和解决问题，为下一年度学院运行、财务管理及预算编制等决策提供支撑。
学院按财政预算支出分类和管理权限定期向各有关主管部门及其他有关的报表使用者提供财务报告、决算报告。
第四十三条 学院按主管部门规定和要求，根据学院财务管理需要，定期编制财务分析报告，其内容包括学院事业发展和预算执行、资产使用管理、收入、支出和专用基金变动以及财务管理情况、存在主要问题和改进措施等。
第十三章 财务监督
第四十四条 财务监督的目的是贯彻财经法规以及学院财务规章制度，维护财经纪律。学院接受政府审计、财政、物价、税收、银行等部门的专项监督，并建立严密的内部监督制度。
第四十五条 学院财务监督实行事前监督、事中监督和事后监督相结合，日常监督和专项监督相结合。
第四十六条 学院依法接受清华大学、深圳市财政部门和审计部门的监督。
第四十七条 学院实行财务公开制度。涉及学院财务规章制度、部门预决算、收费项目、重大审计整改事项、重大经济决策和涉及群众利益的重大财经问题，须在一定范围通过一定形式进行公示或征求意见，接受群众监督。
第十四章 财务检查
第四十八条 学院财务检查（含项目专项审计或检查）接待事宜归口财务办公室管理。项目接受专项审计或检查，须填写《对外报送财务资料申请表》报财务办公室，所有对外报送或提供的财务资料、财务数据须经财务办公室核准；需要专项审计的，被审计的项目负责人应事先与财务办公室联系，共同确定执行专项审计的会计师事务所。深圳市审计部门和清华大学审计室接待事宜归口内审部门管理。
来院执行财务检查人员须持项目委托审计函证或会计师（审计）事务所介绍信到财务办公室登记，财务办公室根据情况安排相关人员接待。
第四十九条 被审单位和项目负责人应配合财务办公室与审计人员进行沟通，并对问题进行确认和解释，检查结束后应按照学院确认的整改意见认真进行整改。
第五十条 由学院代管的其他单位经费需要接受财务检查的，参照上述办法执行。
第十五章 外汇的使用
第五十一条 学院教职工因公接受和使用外汇要遵守国家法律法规和学校相关规定。
第五十二条 教师或学生出国在学校办理的，按照学校规定和程序办理领取外汇；在学院办理的，凭护照、通行证等自行到银行换取外汇。
第五十三条 因业务活动需要办理国际会议注册费、版面费、资料费、会员费等外汇支付的，须附录用通知、会议通知、账单或发票等，注明收款方详细账户信息和外币金额，按正常报销或请款程序办理。
个人换汇或使用个人信用卡支付的各种外币费用，凭有效发票、信用卡支付凭证，按实际换汇汇率或报销当天外汇牌价折算成人民币报销。国外差旅补贴也同样折算成人民币报销。在学校办理了外汇借款的，自行到学校办理还汇手续。
第十六章 收费与票据
第五十四条 收费管理
（一）教育收费指对学生收取的学费、住宿费、考试费等。
（二）各实验室开放服务收费项目和收费标准需按学院规定报批，批准后交财务办公室备案。
（三）学院的培训办班统一委托培训学院负责。国际合作学位班学费标准应将相关批文交财务办公室备案，其他经培训学院审批确定的培训收费标准每年集中交财务办公室备案一次。
（四）未经审批自行收费的视为乱收费，财务办公室不予入账。
（五）财务办公室应按有关规定，定期公示收费项目和收费标准，报深圳市发改委备案。
第五十五 票据管理
（一）学院使用的票据包括税务发票、财政收费票据、捐赠收据、往来结算票据等，由财务办公室统一进行购领、印制和管理，其他任何单位不得私自印制和购买各种票据。不同种类的票据必须在其规定的使用范围内使用，不得混用。
（二）原则上票据的开具和使用在财务办公室办理。特殊情况下，各单位由于业务需要借用票据的，在业务事项完成后应及时将所开票据和款项交回财务办公室。各单位借用的票据必须按照财务办公室要求领取和使用，并保证所借票据和所收款项安全、及时、完整和正确入账。对于科研经费提前开出票据的，项目负责人必须在规定时间内将所开票据涉及的款项及时回账，否则，财务办公室有权暂停项目负责人使用经费。
（三）财务办公室指定专人负责登记票据的领用情况，包括领用日期、号码、份数、领用人、用途、领用人签字，领用人使用完后要交回出纳处注销，在登记本上详细登记注销时已开份数、已开金额（可分类汇总备查）、作废份数等。作废发票、已核销的票据应妥善保管，定期封存。
（四）开具票据须遵循深圳市税务、财政部门的有关规定，并及时到税务、财政部门核销和领购新的票据。严禁为外单位或个人代开票据。
第十八章 会计档案
第五十六条 会计档案包括存储在计算机硬盘、光盘或其他磁性介质中的会计数据和计算机打印出来的书面会计凭证（包括所附原始凭证）、会计帐簿、会计报表、决算报表、财政部门批复预算等和其他会计资料。会计档案按照《会计档案管理办法》规定执行，分为永久保存和定期保存两类。
会计档案必须内容真实、手续完备、数字准确，不得涂改、挖补。
第五十七条 会计档案的查阅和复印应经财务办公室批准，并予以登记；项目负责人如需调阅本人所负责项目的原始凭证，可凭工作证等有效证件到财务办公室进行调阅；如需他人代查的，项目负责人必须亲自授权给相关人员后方可调阅。未经授权，任何人无权随便调阅他人项目经费的到款及使用情况。
审计部门或会计师（审计）事务所等监督部门如需要查阅会计档案的，按照财务检查的相关手续执行。
第五十八条 学院会计信息的网上查阅，采取分级授权的方式进行。项目负责人可以查阅本人负责的全部项目；项目参与人员或财务秘书经项目负责人授权后可查阅授权的相关项目；实验室负责人可以查阅本单位的全部项目。院长、院财务负责人可以查阅学院的全部项目。
财务人员、会计信息使用人员应对学院会计信息保密。
第五十九条 会计档案保存期满需销毁时，由财务办公室提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，院财务负责人签署意见后，按会计法有关规定处理。
第十九章 附 则
第六十条 本办法自公布之日起施行，由财务办公室负责解释。
