二〇二三年第一次院务会（2023年1月2日）审议通过
第一章 总则
第一条 为加强学院往来款项管理，提高资金使用效益，保障学院资金安全，根据《中华人民共和国会计法》《政府会计制度》《清华大学往来款项管理办法》等相关规定，结合学院实际情况，制定本办法。
第二条 本办法适用于学院各教学科研机构、职能部门及挂靠关联单位（以下简称“各单位”）往来款项的管理。
第三条 往来款项是指学院在经济活动中发生的应收、应付以及预收、预付款项，主要包括应收账款、预付账款、其他应收款以及应付账款、预收账款、其他应付款、长期应付款等。其中，应收账款、预付账款和其他应收款（以下简称应收及预付款项）是学院对单位及个人的一种债权；应付账款、预收账款、其他应付款和长期应付款（以下简称应付及预收款项）是学院对单位及个人的一种债务。
第四条 经办人应及时办理往来款项财务结算手续。经办人对本人经办的往来款项负直接责任，项目负责人负直接管理责任。
第五条 各单位应加强对往来款项的管理，督促经办人和项目负责人及时办理财务结算手续。
第六条 财务办公室根据会计制度要求和管理需要设置明细科目进行核算，及时催收、催缴、催报，每月对往来款项进行清理。
第二章 应收及预付款项的管理
第七条 应收及预付款项主要包括以下三类：
（一）应收账款。应收账款是指学院提供服务、销售产品等应收取的款项，以及学院因出租资产、出售物资等应收取的款项。
（二）预付账款。预付账款是指学院按照购货、服务合同或协议规定预付给供应单位（或个人）的款项，以及按照合同规定向承包工程的施工企业预付的备料款和工程款等。
（三）其他应收款。其他应收款是指学院除财政应返还额度、应收票据、应收账款、预付账款、应收股利、应收利息以外的其他各项应收及暂付款项，如拨付给各单位的备用金、学院垫付的机票款、应向职工收取的各种垫付款项（如职工个人部分的社保公积金等）、支付的可以收回的订金或押金。
第八条 应收及预付款项的管理应坚持以下原则：
（一）预算控制原则。财务办公室不得办理无资金来源、无预算或超预算的应收及预付款业务，各单位应在预算内办理应收及预付款业务。
（二）相关性原则。应收及预付款项事项应与支出项目具有相关性，不得虚构事项进行借支。
（三）专款专用原则。应收及预付款项应坚持“一事一借”，按照借支用途专款专用，不得挪作他用，严禁公款私用。
（四）及时清理原则。所有应收及预付款项应及时清理，禁止长期挂账。
第九条 应收账款管理
应收账款应按照合同或协议等约定催收款项，并及时办理入账手续。各单位应根据合同或协议对应收账款进行催收，明确催收责任人，对逾期没有收回的，应追究相关责任人的责任；对因个人原因造成应收账款无法收回而给学院带来经济损失的，应由相关责任人赔偿全部或部分损失。
第十条 预付账款及其他应收款项管理
经办人办理预付和其他应收款项，应列明借支事由，经项目负责人审批，明确借支责任人，并按照学院财务管理规定提供合同、订单等相关材料。不符合上述要求的，财务办公室原则上不予付款。
第十一 条应收及预付款项结账期限
（一）具体结账期限
1.各类应收及预付款项原则上应在当年内完成结账手续，不得跨年。各单位经过批准领取的备用金，应在会计年度内归还。
2.院订机票应收及预付款项，包括国内差旅和因公临时出国院定机票，应在出差结束之日起一个月内办理报销手续。
3.会议费应收及预付款项，应在会议结束后一个月内办理结账手续。
4.固定资产类应收及预付款项，包括设备、家具、图书等，应在固定资产验收入库并建账后一个月内办理结账手续。
5.工程类应收及预付款项，应在工程竣工、验收完成后一个月内办理结账手续。
6.其他业务应收及预付款项，应在业务结束后一个月内办理结账手续。
7.各单位应于年度终了前全额返还学院已经垫付的各种款项。
8.科研经费在办理结题结账手续之前，应清理相应财务项目下所有应收及预付款项。
（二）财务办公室每月对应收及预付款项进行清理，账期超过三个月未报销且无正当理由的，财务办公室将暂停该项目负责人使用经费。
（三）学院教职工及学生办理离校手续前，应先结清欠款，方可办理人事变动手续。
第三章 应付及预收款项的管理
第十二条 应付及预收款项主要包括以下四类：
（一）应付账款。应付账款是指学院因购买物资、接受服务、开展工程建设等而应付的偿还期限在1年以内（含1年）的款项。
（二）预收账款。预收账款是指学院预先收取但尚未结算的款项。
（三）其他应付款。其他应付款是指学院除应交增值税、其他应交税费、应缴财政款、应付职工薪酬、应付票据、应付账款、应付利息、预收账款以外，其他各项偿还期限在1年以内（含1年）的应付及暂收款项，如收取的押金、存入保证金等。
（四）长期应付款。长期应付款是指学院发生的偿还期限超过1年（不含1年）的应付款项，如偿还期限超过1年的质保金等。
第十三条 应付账款管理
各单位应根据合同或协议约定的付款方式和期限及时完成款项支付。对逾期未能支付的款项，应落实相关责任人并查明原因；对于确实无法支付的款项，由相关责任人提交书面说明，报单位负责人审核批准后，报财务办公室进行清理。
第十四条 预收及其他应付款管理
（一）财务办公室应每日通过内网发布各银行到款情况，发布信息包括到款日期、金额、用途、汇款单位等。
（二）各单位应及时查询款项到款情况，按照合同或协议等相关材料及时办理款项认领和入账手续。
（三）财务办公室应根据款项性质和来款单位名称或交款人姓名准确开具相应票据，并及时完成账务处理。
第十五条 长期应付款管理
财务办公室应加强长期应付款管理，对符合支付条件的及时办理款项支付；对超过三年的长期应付款，应逐项分析原因，对符合清理处置条件的款项，集中报院务会审议批准后及时清理。
第四章 往来款项的核销
第十六条 学院于每年年末对收回后无需上缴财政的应收账款和其他应收款进行全面检查，分析其可收回性，对预计不能收回的应收款，计提坏账准备。
第十七条 逾期三年以上且有确凿证据表明确实无法收回的应收及预付款项，由经费负责人提出申请，由财务办公室集中报院务会审议，由财务办公室根据审议意见进行相应的账务处理。
第十八条 已确认为坏账并已核销的应收及预付款项，学院保留追索权。
第十九条 对于超过三年长期挂账的应付及预收款项，学院及时进行清理，确属无法偿付或债权人豁免的，需进行核销，并确认为学院收入。
第二十条 由于单位或个人工作失误造成的无法收回的往来款项，不得直接确认坏账，应追究相关单位和责任人的责任，并按照要求予以赔偿。
第五章 附则
第二十一条 本办法自公布之日起施行，由财务办公室负责解释。
