二〇二〇年第二十一次院务会（2020年7月2日）讨论通过
二〇二五年第三十三次党政联席会议（2025年6月16日）修订
第一章 总则
第一条 为进一步加强清华大学深圳国际研究生院（以下简称学院）稳定支持项目过程管理，规范项目验收程序，根据国家、广东省有关规定以及《深圳市科技计划项目验收管理办法》有关内容，结合学院实际情况，制定本办法。
第二条 本办法适用于学院稳定支持项目的过程管理和验收。
第三条 根据项目合同书（任务书）、项目批复文件或者其他立项（备案）文件、相关项目管理办法和资金管理办法等，进行过程管理和验收。
第四条 科研处负责全面统筹项目过程管理和验收工作，财务办公室（以下简称财务办）负责项目资金监管工作。
科研处主要职责：
（一） 对项目实施过程进行监管，发布验收通知。
（二） 审核项目申请人提出的项目变更申请、撤销申请，并向深圳市科技行政主管部门报备。
（三） 审核项目负责人提交的项目验收材料。
（四） 组织过程管理和会议验收。
（五） 协调项目过程管理和验收其他相关事项。
财务办主要职责：
（一）对项目经费实施全过程的预算管理和资金管控。
（二）审核项目负责人提交的财务验收材料。
（三）提供项目财务数据及资料，配合科研处向主管部门上报经费使用情况。
（四）协调处理项目资金使用及验收的相关财务事宜。
第五条 项目负责人职责
（一）项目负责人是项目实施的第一责任人，要切实履行对项目组、资金、科研诚信、安全和伦理等的管理责任。
（二）按照合同书（任务书）、批复文件或其他立项（备案）文件规定的期限完成项目，按照规定使用资金，按时提出项目验收申请。
（三）如项目发生变化，按规定时限提出项目变更申请或撤销申请。
（四）配合主管部门及单位实施项目过程管理工作，定期报送项目实施情况。
（五）对验收材料的真实性、准确性、合法性负责。
（六）承担相应违规责任后果，包括但不限于退款、行政处罚等相关处理形式。
第六条 过程管理和验收工作应当依法依规、客观公正、科学规范、重质求效，鼓励创新、宽容失败。
第二章 过程管理
第七条 科研处对项目实施追踪管理，建立动态管理机制，对资金使用异常和合同书（任务书）执行异常的项目加强监管，提供项目动态调整意见。
第八条 对于实施周期两年的项目，一般不开展中期检查，另有规定的按相关规定执行。科研处根据项目管理实际需要，可以要求项目负责人定期报告项目执行情况。
对于实施周期三年以上（含三年）的项目，在项目实施一年后至少开展中期检查1次。
科研处根据职责和工作需要，制定年度检查工作计划，明确检查对象、内容、时间、方式、实施主体和结果要求等。
第九条 针对检查中发现的问题，科研处按照本办法规定下达检查结果和整改建议。项目负责人应当在整改通知规定的期限内完成整改，并将整改结果书面报告科研处。
第十条 对有违法违规行为的项目负责人、项目组其他成员，科研处可以采取诫勉谈话、通报批评、暂停项目拨款、终止项目执行并追回已拨付项目资金、一定期限直至永久取消其申报项目资格等处理处罚措施。涉嫌违纪的移交学院纪检部门处理，涉嫌违法犯罪的移交司法机关处理。
第十一条 项目实施期内，项目合同书（任务书）内容一般不做调整。具有下列情形之一的，项目负责人应在3个月内，按规定程序就合同相关内容向科研处提出变更申请。未在规定时限内申请变更的，科研处不予受理。相同项目在其合同执行期内，最多只能核准3种信息变更，每种变更最多核准1次。如擅自变更项目信息且导致本项目不能顺利通过验收，项目负责人应承担相应责任。
（一） 项目负责人因工作调动、出国（境）、死亡伤病或其他重大原因无法继续履行工作职责的。
（二） 因客观原因，项目执行进度被迫延迟的，只可申请变更1次且延长期不超过1年。
（三） 其他需要学院批准变更的情形。
因不可抗力、外部环境发生重大变化的，可主动变更合同书（任务书），减轻或者免除项目负责人和项目组其他成员相关责任。
第十二条 因客观原因导致项目无法实施的，项目负责人可以向科研处申请撤销项目，并提交以下材料：
（一） 撤销项目申请书
（二） 项目执行情况总结
（三） 撤销事由相关证明材料
第十三条 项目负责人提交的撤销项目申请经科研处审核同意后，项目负责人应当退回全部资助资金。项目撤销后，原合同书（任务书）不再执行。
第十四条 具有下列情形之一的，可以终止项目:
（一） 项目负责人、项目组其他成员在项目技术开发、经费使用、科研诚信、安全、伦理等方面出现重大违法违规行为，导致项目实施无法进行或面临重大风险的。
（二） 对中期检查结果拒不整改或整改无效的。
（三） 非法挪用、侵占、冒领、截留研发资金的。
（四） 失信联合惩戒对项目有重大影响的。
（五） 导致项目无法实施的其他情形。
第十五条 项目经单位终止的，单位停止后续资助，除已经审计用于本项目研发活动外的，收回财政资金，并按照科研诚信管理规定进行处理。
第三章 验收管理
第十六条 项目到期后6个月内，项目负责人应按规定提出验收申请，由科研处组织完成结题验收。
第十七条 验收的主要内容是对技术参数、知识产权、人员培养和经济等各项指标的完成情况，以及经费管理、使用的合规性等事项进行评价。
第十八条 项目验收程序
（一） 项目负责人提交验收申请。
（二） 科研处在10个工作日内对申请材料进行形式审查，给予通过或退回。
（三） 形式审查通过的，项目负责人应在本办法规定的验收申请期限内递交申请材料。
（四） 科研处组织专家对项目进行验收。
（五） 专家组对项目实施情况提出项目验收结论。验收专家组在验收过程中认为项目需要补充材料的，项目负责人应当在30日内按要求补充，并轮候下一批次验收，逾期未提交的视为放弃材料补充机会。每个项目仅有一次补充材料机会。
（六） 科研处确定验收结论，在院内公示10天。
（七） 科研处向项目负责人反馈验收结论，同时提交主管部门备案。
第十九条 项目负责人申请验收时应提供相关纸质资料，包括但不限于：
（一） 验收申请书
（二） 科技报告
（三） 证明合同书（任务书）约定指标完成情况的相关材料
（四） 项目专项审计报告或项目决算表及相关收支证明
（五） 其他主管部门要求提供的验收材料
第二十条 验收以材料审查、集中答辩等方式进行
（一） 面上项目可采用材料审查验收，由科研处组织专家，通过审核材料、讨论等程序形成专家组验收意见。重点项目适用于集中答辩验收或现场核查验收，由科研处组织专家召开会议，经项目负责人汇报项目完成情况、专家质询、讨论等程序形成专家组验收意见。
（二） 项目验收专家组应由相关领域技术和财务专家组成。验收专家组成员人数一般为5人或者5人以上的单数，其中应当至少有1名财务专家。验收专家应当依照项目验收规定，独立、客观、公正地对项目作出验收评价意见。科研处参考综合专家验收评价，对项目验收最终确定结论。
第二十一条 验收结论分为通过、结题和不通过三种。
（一） 具有下列情形之一的，认定为验收“通过”：
1.项目达到研究目的，按期按质完成合同书（任务书）约定研究内容和指标的；
2.验收专家组认为虽未完成合同书（任务书）约定指标，但在资助项目相关领域有重大突破或者重大代表性成果的。
（二） 具有下列情形之一的，认定为验收“结题”：
1.因不可抗拒因素导致合同书（任务书）规定的学术、技术及经济等指标无法完成，但已按合同书（任务书）相关要求开展研发工作，履行勤勉义务的；
2.验收专家组认为虽未完成合同书（任务书）约定指标，但在资助项目相关领域有较大突破或者较大代表性成果的。
（三） 具有下列情形之一的，认定为验收“不通过”:
1.合同书（任务书）规定的学术、技术及经济等指标未完成，且未按合同书（任务书）相关要求开展研发工作，未履行勤勉义务的；
2.提供的验收材料、数据存在抄袭、弄虚作假、违反科研伦理要求等科研诚信问题的；
3.其他违反项目管理、资金管理相关规定，导致验收不通过的情形。
第二十二条 财务办为每个项目设立专账进行财务核算，项目负责人不得使用同一支出事项重复申报项目。
第二十三条 验收完成后，科研处按批次在院内公示验收结果，并将验收情况报深圳市科技主管部门。如收到书面异议的，科研处应当对异议内容进行审核，必要时可以组织专家进行调查，提出处理意见。
第二十四条 结余资金按照下列方式处理:
（一） 验收结论为“通过”的项目，结余资金留归项目负责人使用，统筹安排用于科研活动的直接支出。
（二） 验收结论为“结题”的项目，退回结余资金。
（三） 验收结论为“不通过”的项目，除项目负责人退回结余资金、提交退款凭证外，学院保留追缴前期已使用资金的权力。
第二十五条 超过本办法第七条规定期限仍未申请验收的，学院将按以下方式进行处理:
（一） 不予受理该项目负责人和项目组其他成员提交的高等院校稳定支持项目申请。已经受理的，不予立项。
（二） 逾期未申请验收超过一年的，科研处上报主管部门，将项目负责人列入深圳市科研诚信异常名录，按科研诚信管理规定予以处理。
第二十六条 验收结论为“不通过”的项目，自验收结论反馈之日起，深圳市科创局三年内不受理该项目负责人申请市科技计划项目申请，不推荐申报国家、省科技计划项目，不受理市科技奖励申请，不推荐国家、省科技奖励。同一项目组成员参与实施的所有项目中，验收不通过达到3个的，该项目组成员按上述方式进行处理。
第二十七条 为体现“适当宽容失败”的原则，经科研处核实，对于有证据证明的项目负责人、项目组其他成员已按合同书（任务书）相关要求开展研发工作并履行勤勉义务，但确因不可抗力导致项目无法完成的，可以报请深圳市科技主管部门，根据实际补充、调整合同书（任务书）相关条款，申请减轻或者免除项目负责人、项目组其他成员的相关责任。
第二十八条 本办法由科研处负责解释，自公布之日起施行。
