二〇二二年第十二次院务会（2022年5月9日）审议通过
二〇二四年第十一次院务会（2024年4月22日）修订
第一章 总则
第一条 为加强和规范清华大学深圳国际研究生院（以下简称学院）印章的使用和管理工作，维护印章的严肃性，保障学院工作的正常开展，根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号）、《清华大学印章管理规定》（清委发〔2019〕10号）等有关文件精神，结合学院实际情况，特制定本规定。
第二条 本规定适用于学院党委印章、学院法定名称印章（含钢印）、学院纪委印章、法定代表人签名章、院领导签名章、教学科研机构和职能部门印章、院团委印章，以及冠以学院名称的业务专用印章等类印章的管理。
第三条 党政办公室（以下简称党政办）是学院各类印章的归口管理部门。
第二章 印章刻制
第四条 学院各类印章刻制应履行审批程序，印章原则上由党政办统一到公安机关核发《特种行业许可证》的印章刻制企业刻制，并留存印模。任何单位和个人不得擅自刻制印章，不得伪造印章。
第五条 印章规格、样式
（一）除领导签名章及部分业务专用印章外，印章为圆形。
（二）印章的大小、样式、字体，应当符合公安机关的相关规定。
（三）印章所刊单位名称一般用全称。如文字过多，可采用规范的简称。
（四）印章所刊汉字，一般使用国务院公布的简化字，字体为宋体。
（五）印章的质料，根据实际需要确定。
第六条 经学院党委会或院务会批准成立、调整（更名）的机构，可申请刻制圆形印章。申请部门需提交刻章申请、机构设立文件、印章使用管理办法等，经业务主管部门审核后，由党政办审查并报分管院领导同意。印章刻制后由党政办发文启用，因印章磨损更换印章的不再发启用通知。
第七条 刻制院领导签名章，应当经院领导本人同意，由党政办统一安排刻制并备案。
第八条 刻制各类业务专用印章等圆形印章，应当经业务主管部门审核，由党政办审查后报分管院领导批准。
第九条 换刻学院党委印章、纪委印章等，应当报请上级有关部门批准。换刻本规定中的其他各类印章，应当报党政办审批，由党政办统一安排刻制。
第十条 非实体机构原则上不刻制印章。因特殊情况需要刻制印章的，应提请学院党委会或院务会审批。
第三章 印章使用范围
第十一条 学院党委印章使用范围
（一）以学院党委名义向院内外发送的党群公文、文书
材料、报表、函件等；
（二）党员发展相关资料、师生员工政审、师德师风考核意见等；
（三）签署学院党委意见的推荐表等；
（四）以学院党委名义开具的介绍信、证明等；
（五）其他需使用党委印章的文件、材料。
第十二条 学院法定名称印章（含钢印）使用范围
（一）以学院名义向院内外发送的行政公文、文书材料、报表、函件等；
（二）以学院名义签订的合同、协议书、意向书等，部分科研、采购合同除外；
（三）以学院名义颁发的证件、证书、聘书、证明等；
（四）各类科研项目材料；
（五）各类人才计划、先进集体或个人申报材料，以及科技成果及奖励材料等；
（六）其他需使用法定名称印章的文件、材料。
第十三条 学院纪委印章使用范围
（一）以学院纪委名义报送、印发的各类通知、报告、公函、报表等；
（二）以学院纪委名义出具的证明等；
（三）其他应加盖学院纪委印章的文件、材料等。
第十四条 学院钢印用于以学院名义颁发的各类证件、证书内照片的压印，不得独立使用。
第十五条 学院业务专用印章主要用于业务主管部门职责范围内处理工作业务。
第十六条 除学院法定名称印章、各类合同专用章外，其他印章主要用于院内及跟学校业务对口部门联系工作使用，对外使用限于一般性业务工作范围，未经学院授权或者批准不得用于对外签订合同。
第十七条 非实体机构相关工作用印，可以由所依托（挂靠）单位代章，并在落款处注明“（代章）”字样。
第四章 印章使用程序
第十八条 学院印章使用需办理用印审批手续（见附件2）。学院党委印章、法定名称印章（含钢印）、法定代表人签名章使用审批程序主要如下：
（一）凡属学院重大决策、重要人事任免、重大项目安排和大额度资金运作（即“三重一大”）的事项，须由党委会或院务会等集体决策会议讨论审议后，凭决定事项通知及相应审批材料，方可用印。
（二）学院重要公文和材料，如报上级部门的重要材料，重要合同、协议，重要师资材料、财务报告、审计报告、宣传资料等，须经业务主管部门负责人审核、分管院领导审批，由院长或党委书记批准后，方可用印。
（三）学院一般公文和材料，如一般性的公文、招投标材料、财务报表、授权委托书等，须经业务主管部门负责人审核，由分管院领导签字同意后，方可用印。其中，公文、材料内容主要涉及职能部门日常业务的，经分管院领导书面授权后，可由业务主管部门负责人审批后用印。
（四）法定代表人签名章应当按照用印审批权限由院领导签字或授权后方可使用。
第十九条 使用院领导签名章，应当经院领导本人授权同意，其中内容涉及院领导分管职能部门日常业务的，院领导可以书面授权分管职能部门负责人批准使用院领导签名章。院领导有多个签名章的，应当明确每个签名章的使用范围。除经院领导本人书面授权同意，院领导签名章不得用于签署各类合同、授权委托书等。
第二十条 学院印章是代表单位权利义务的具有法律约束力的重要标志，直接关系到国家、集体资产的安全。印章管理人员应不断加强业务学习以及国家政策、法律法规学习，坚持原则，自觉遵守保密规定，严格依规办事，不得违规或擅自用印。凡有下列情况之一的可拒绝用印：
（一）未经规定程序审核批准或批准权限不当的；
（二）内容有误或者不完整的；
（三）涉及个人的财产、经济、法律纠纷等方面问题的；
（四）内容与本院工作、业务无关的。
第二十一条 印章保管人员应当按照规定用印，用印前审核签批手续，核实内容和数量，确保用印手续齐全、过程规范、事后可查。用印应当规范，印迹端正、清晰、美观，居中下压单位名称和日期。不得在信息尚未填写完备的介绍信、合同、证书（证件、证明）等格式文本以及空白纸张上用印。
第二十二条 用印情况应当如实登记。用印后应当保存用印申请单，公文、合同、授权委托书、证明等重要文本应当留存原件或者复印件备查。
第二十三条 工作时间以外，一般不安排用印。特殊情况急需用印的，在符合用印审批流程情况下，提前一天与印章保管部门负责人联系，由该部门负责人确定是否安排印章保管人员用印。
第五章 印章管理
第二十四条 各单位应当建立健全本单位印章管理制度，明确印章使用审批程序、批准权限。印章管理制度应当报党政办备案。
第二十五条 各单位对本单位负责保管的各类印章负有管理责任。
第二十六条 各单位应指定专人负责保管印章，指定固定办公场所专柜存放印章，确保印章保管使用安全。原则上不得将印章带离指定办公场所使用，特殊情况确需带离使用的，应当经单位负责人批准并派两人监印。
第二十七条 印章保管人员如遇出差、休假、生病等情况不能履行职责时，须经单位负责人批准同意后另行指定专人代理保管和用印，双方移交时应办理签字移交手续，并注明代为保管印章的期限。
第二十八条 学院党委印章、学院法定名称印章（含钢印）、法定代表人签名章由党政办负责管理，院领导签名章及业务专用印章由相关职能部门负责管理。
第二十九条 党政办负责会同有关职能部门对各单位印章管理情况进行监督检查。各单位印章管理存在违规行为的，学院视情节轻重对直接负责人和相关负责人给予批评教育、组织处理直至纪律处分。
第三十条 印章因机构撤销或更名、业务调整等原因需废止或变更管理单位的，原管理单位应及时将印章交回党政办重新备案。各单位不得自行处理需要废止的印章，应当交由党政办统一按规定处理。若印章遗失，应及时向党政办报告，按公安机关相关程序备案后，申请重新刻制印章。
第六章 附则
第三十一条 除本规定第二条涉及的印章外，其他经学院审批同意刻制的印章，参照本规定管理。
第三十二条 学院各类电子印章的管理参照本规定执行，相关技术标准和管理规范另行制定。
第三十三条 本规定由党政办负责解释。
第三十四条 本规定自公布之日起执行，以往学院有关规定与本规定不一致的，以本规定为准。
