二〇一八年第八次院务会（2018年7月16日）讨论通过
二〇二一年第三十四次院务会（2021年12月27日）修订
第一章 兼职档案员的设置
第一条 学院设一名综合档案员，负责全院档案管理和培训指导工作。各职能部门、各教学科研机构（研究院／学部及其下设机构）、培训学院、校级机构等分别设一名兼职档案员，负责本单位档案综合管理和档案业务指导工作，并对院综合档案员负责。
第二章 兼职档案员基本要求与岗位职责
第二条 兼职档案管理人员是学院档案工作的重要力量，各单位应选拔热爱档案事业、责任心较强，业务能力较突出的同志担任兼职档案员。
第三条 兼职档案员必须认真执行党和国家的各项方针政策，遵纪守法、忠于职守，努力学习档案业务和现代化管理知识，积极参加岗位培训，不断提高档案业务和现代化管理水平。
第四条 贯彻及执行学院档案工作规章制度及业务标准，主动在本单位内宣传档案工作法规、制度及有关规定,及时向本单位领导汇报档案工作情况，积极提出改进档案工作的意见和建议。
第五条 熟悉本单位文件材料的形成规律，根据本单位不同种类文件形成的特征，指导督促本单位相关人员做好文件材料的收集、积累工作，确保文件材料的安全及保密。
第六条 负责本单位文件材料的形成、积累、保管以及整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。做到组卷合理，案卷整齐，编写页码准确，案卷目录、备考表填写清楚，案卷标题简明扼要。
第七条 主动接受档案室的业务指导和监督检查，正确利用档案管理系统，规范整理档案，并按规定时间向学院档案室移交、归档。归档文件应符合归档要求，保证归档质量。
第八条 积极参加学院举办的学术交流、岗位培训及档案工作年度考核活动。
第九条 兼职档案员岗位应相对稳定，离职或岗位发生变动时，应做好档案交接工作。
第三章 兼职档案员考核与奖惩
第十条 兼职档案员的工作应纳入其本人岗位职责范围。在进行年度考核时，应把兼职档案员的工作纳入本人考核范围。
第十一条 学院每年举行一次档案工作先进评比表彰活动，对工作优秀的兼职档案员给予表彰和奖励。
第十二条 档案是学院的宝贵资产。由于人为因素造成档案缺失或损坏者，要追究有关兼职档案员的责任，并视情节轻重根据《档案法》有关条款给予相应的处理。
第十三条 本办法由院党政办公室负责解释。
第十四条 本办法自院务会审议通过之日起施行。
清深国院规〔2022〕6号 清华大学深圳国际研究生院兼职档案员管理办法.docx
