二〇一九年第十一次院党政联席会（2019年9月20日）修订
二〇二一年第二十五次院务会（2021年10月11日）修订
第一章 依据及适用范围
第一条 为加强我院会议经费管理，保障会议经费收支的合规性与合理性，提高经费的使用效益，根据国务院、财政部、清华大学以及深圳市的有关规定，修订本办法。我院举办、承办的国内会议、国际会议及港澳台双边会议所涉及的经费事项，应遵守本办法。
第二章 会议审批和立项
第二条 各单位举办会议应与我院教学、科研活动紧密相关，经费的使用应当与所举办的会议活动具有相关性。我院会计核算与监督除依据业务的法律形式外，还要依据经济业务的实质来进行。
第三条 我院举办、承办会议，须按院内规定办理审批手续。
第四条 每年由院公共经费开支的会议预算包含在内部预算中一并报院务会审议。
第五条 会议举办单位应及时出示会议批准文件、会议收支预算、会议收费标准等资料，报财务办公室审核会议预算及收费标准，学术会议由科研处立项管理，其他收费会议在财务办公室立项管理。收取的会议经费全部纳入我院账户，专项核算。
第六条 收费的会议应多渠道争取经费，保证有可靠的经费来源，尽可能做到预算准确、收支平衡。国内会议应在国家和深圳市规定的标准内收费，按个人综合定额标准和会议天数确定收费标准。国际会议参照本会议惯例或同类型会议收费，并出具证明材料或说明。
第七条 不收费的会议，在原经费项目中核算，预计会议支出超过3万元（人民币，货币单位下同）的，须向财务办公室提交会议预算。
第三章 国内会议费标准
第八条 国内会议包括国内学术会议和国内管理会议。国内学术会议是指因教学、科研需要举办的国内业务性会议，包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。国内管理会议是指学术会议之外的其他国内会议。
第九条 我院举办、承办的国内会议包括以下两种情况：一是在科研课题等专项经费中已经列入预算，或在院预算经费安排列支的会议（以下简称“不收费的会议”），不得对参会人员收费。二是举办单位以收取参会人员会议费、接受赞助、收取展览展示广告费等形式用以补偿部分或全部会议成本的会议（以下简称“收费的会议”）。收费的会议，会议费用不得从科研课题等专项经费和院预算经费中开支。
第十条 国内学术会议次数、天数、参会人数、特邀代表人数等，应按照学术活动实际情况确定。国内管理会议会期一般不得超过3天，报到和离开时间合计不得超过2天。参会人数原则上控制在150人以内，工作人员不得超过参会人员的10%。
第十一条 国内会议费开支范围包括住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费、办公文具费、制证费等。其中交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。确因工作需要邀请专家、学者和有关人员参加国内会议发生的城市间交通费，科研活动相关的可在会议费中报销，其他工作相关的可在差旅费中报销。
第十二条 国内会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用，在综合定额标准以内据实报销。不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行。本市参会人员原则上不安排住宿,可适当安排午休房（控制在住宿费的50%以内），会议费按扣除住宿费50%标准后的定额安排。本市参会人员如需安排住宿，须在会议报批时特别注明本市参会人员住宿的原因、人数，经批准方可安排。
国内会议费综合定额标准如下： 单位：元/人·天
会议类别 | 住宿费 | 伙食费 | 其他费用 | 合计 |
国内学术会议 | 600 | 200 | 150 | 950 |
国内管理会议 | 230 | 150 | 170 | 550 |
其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费、办公文具费、制证费等。
其中国内学术会议综合定额标准按照清华大学相关规定执行，国内管理会议综合定额标准按照深圳市市直党政机关和事业单位会议费综合定额标准执行。相应规定如有调整，按调整后的标准执行。
第四章 国际会议费标准
第十三条 国际会议分为国际学术会议和非学术性国际会议。国际学术会议是指经批准在我国境内举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港澳台地区）的学术年会、学术例会、学术研讨会、学术论坛等会议。国际学术会议包括各单位单独举办的国际学术会议，以及各单位与国际组织及外国有关团体、机构共同举办或受其委托承办的国际学术会议。非学术性国际会议，指除了上述国际学术会议外的其他经批准在我国境内举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港澳台地区）的国际会议。未经批准不能按国际会议结算报销。
第十四条 我院举办、承办的国际会议，可以按照国际惯例收取参会人员的注册费、接受赞助、收取展览展示广告费等，会议费用不得从科研课题等专项经费和院预算经费中开支。已列入科研课题等专项经费和院预算经费中开支的国际会议不能收费。符合规定的国际会议可以申请市财政国际合作经费资助。
第十五条 国际会议的支出范围包括：场地租金、同声传译设备和办公设备租金、餐费、交通费用、工作人员食宿费用、志愿人员费用、翻译费用、其他会务费用以及其他经批准的支出。
第十六条 举办国际会议的场所应当注意经济适用，不追求奢华。会议正式代表场地租金的人均定额标准原则上每天不超过150元。
第十七条 国际会议正式代表同声传译设备和办公设备租金的人均定额标准原则上每天不超过150元。
第十八条 举办国际会议期间，会议正式代表餐费人均定额标准原则上每天不超过400元。
第十九条 举办国际会议期间，租用车辆安排会议代表往返驻地与会场，以及会议工作人员确因工作需要租用车辆的，应本着节约的原则合理使用车型，租车费用据实列支。
第二十条 举办国际会议期间，工作人员食宿费用定额标准为每人每天不超过550元。
第二十一条 举办国际会议期间，志愿人员确因工作需要不能按时用餐的，用餐或者发放午餐补贴的定额标准为每人每天100元。志愿人员原则上不安排住宿。
第二十二条 举办国际会议同声传译人员翻译费用据实列支。对于境外同声传译人员，可以承担其乘坐经济舱的国际差旅费，据实结算。
第二十三条 举办国际会议的其他会务费用实行综合定额控制，会议正式代表人均支出标准原则上每天100元。支出范围包括：办公用品、消耗材料购置费用，会议文件印刷、会议代表及工作人员的制证费用等。其他会议费用各项目之间可以调剂使用，在综合定额控制内据实报销。
第二十四条 各单位应当遵循国际惯例，从严从紧控制举办国际学术会议经费支出。
（一）因科研活动实际需要，邀请国内外专家、学者和有关人员参加由我院主办的国际学术会议，对确需负担的城市间交通费、国际旅费，可在会议费中报销。
（二）除会议场地、会议必要设备（不含消耗材料支出）外，各单位不得对外提供任何免费服务。
第二十五条 国际会议支出标准按照清华大学相关规定执行，相应规定如有调整，按调整后的标准执行。
第五章 会议管理
第二十六条 会议应首选电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。不能采用电视电话、网络视频召开的会议应当尽量使用我院或大学城内会议室、食堂等场地。
管理会议如在院外召开，须选择协议价格低于综合定额标准的深圳市定点宾馆（酒店）召开，按照协议价格结算费用。不得到市外或本市风景名胜区召开会议。
学术会议经批准可根据需要选择市内外非定点酒店召开，住宿等费用应控制在规定的标准以内。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区举办会议。
第二十七条 在办理各类会议的经济业务时，举办单位应遵循勤俭节约、诚实守信的原则。会议组织者是第一责任人，对所经办会议经费的收入、支出和原始凭证的真实性、合法性和完整性负直接责任。
第二十八条 会议经费实际支付时应严格按照预算执行，并执行规定的支出标准。会议费支出必须实报实销、据实列支，不允许采用预存的方式，与会议无关的费用不得在会议经费中开支。报销时应提供会议批准手续、会议通知、会议议程、会议签到表等相应资料。会议费开支须提供发票单位出具的结算清单或支出明细清单。
第二十九条 有委托其他单位事项的，应签订委托合同。会议服务委托，应按院内相关规定办理采购手续。
第三十条 会议费支付以银行结算方式为主，对列入深圳市市级预算单位公务卡强制结算目录的支出应使用公务卡结算，不得以现金方式结算。
第三十一条 我院举办的各类会议，不允许购置固定资产。不允许发放礼品、纪念品。劳务费（含评审费、勤工助学、演讲酬金等）的开支要严格控制，专家咨询费、评审费不得超出规定标准。在院内有工资收入的人员不应从会议费中开支人员费。按照国家税收、票据等管理要求所带来的相关税费可以在会议费中列支。
第三十二条 各单位在会议结束1个月内应及时结账并办理结余分配。不收费的会议，预算结余仍留在原项目经费中；收费的会议，会议费结余有两种分配方式可选择：其一，我院提取10%，40%为单位发展基金，50%为单位奖励福利基金；其二，我院提取5%，95%为单位发展基金。
第三十三条 对在各科研课题等专项经费中已经列入预算且经过批准的会议，其预算执行和经费使用严格按照国家及我院相关政策执行。
第三十四条 与院外单位合作举办的会议，在会议结束后，会议经费如有结余，应及时转回我院，不得滞留在院外。
第六章 附则
第三十五条 本办法自院务会通过之日起施行，由财务办公室负责解释。
