二〇二五年第七十一次党政联席会议（2025年12月17日）审议通过
第一章 总则
第一条 为贯彻落实中央和上级部门有关精神，牢牢把握意识形态工作的领导权管理权话语权，加强对清华大学深圳国际研究生院（以下简称学院）会议活动的管理，保障各类会议活动规范有序开展，根据《清华大学二级单位会议活动申请审批管理办法（试行）》《中共清华大学委员会意识形态工作责任制实施细则》等文件精神和规定，结合学院实际，制定本办法。
第二条 本办法所称会议活动，是指学院各二级单位作为主办、协办、承办、合作单位，在院内、院外场地或线上举办的各类会议活动。
第三条 各类会议活动必须符合党的教育方针和国家法律法规，遵守院纪院规，坚持正确导向，服务于办学中心工作，有助于推动学院教学、科研、管理等相关方面工作，不影响学院公共秩序和正常的教学科研活动。
第二章 会议活动申报原则和程序
第四条 各类会议活动应有明确的组织者和责任人。除学生活动外，组织者和责任人应当由与会议活动相关并能起到主要组织管理作用的教职工担任。
第五条 实行“一会一报”制度，各类会议活动应经审批并通过后方可举办。
第六条 根据“谁组织、谁负责”“谁主管、谁负责”原则，院内各二级单位对本单位举办的会议活动管理负主体责任。相关职能部门负有审核、检查、协助及督促会议活动依规举办的管理责任。各二级单位应对会议活动情况进行认真审核，遇有把握不准的情况，应及时和相关职能部门协商研判。
第七条 学院各类会议活动实行分类管理：
（一）重要会议活动，是指符合下列条件之一的活动，本办法另有规定的，从其规定。重要会议活动由党政办公室归口管理。
1.在学院院碑旁边、国际一期C310报告厅和学思楼CⅡ大报告厅等院级重要场地，以及大学城体育中心体育馆主馆、大学城国际会议中心千人礼堂等大学城大型场地举办的活动；
2.由院外单位主办、学院单位承办的活动；
3.参与人数可能超过500人，或院外人数可能超过100人的室内活动；参与人数可能超过100人且有院外人员参与，或参与人数可能超过1000人的室外活动；
4.邀请国内外政要、其他重要人员参加或涉及敏感话题的活动。
（二）学生组织（包括各类学生社团）为主举办的会议活动（含第七条第一款中由院外单位主办、学院单位承办的活动）由学院团委归口管理，相关管理细则由学院团委结合实际制定。
（三）其他会议活动是指除以上会议活动外的会议活动，由宣传办公室归口管理。
日常工作性质的会议活动由学院各举办单位实施管理。涉及保密内容的会议活动，应按照有关保密规定进行申请审批。
第八条 会议活动所涉专门事项，由相关职能部门审批：
（一）会议活动所涉安全事项，由总务办公室审批。
（二）会议活动所涉意识形态、新闻发布、舆情风险等事项以及哲学社会科学类会议活动，由宣传办公室审批。
（三）会议活动涉及境外人员（包括院外外籍人员、港澳台人员）的事项，由全球事务办公室审批。其中，国际会议需提前6个月提交正式资料至全球事务办公室，由其报深圳市外事办、广东省外事办、学校国际处及教育部审批。
第九条 重要会议活动、其他会议活动申请审批程序如下：
（一）申请单位填写会议活动申请，经所在单位党总支书记同意。未成立党总支的单位，则由所在单位行政负责人同意。
（二）会议活动所涉专门事项，由第八条中相关职能部门审批。
（三）重要会议活动由党政办公室审批，其他会议活动由宣传办公室审批。
第十条 各类会议活动申请时，须有安全预案。预案中应研判可能的安全风险和舆情风险，明确会务各项分工，责任落实到人。
第三章会议活动组织要求
第十一条 会议活动的主题、组织方、举办时间场地、嘉宾及观众等各项关键信息有调整变动时，申请单位应及时通知各相关审批单位，必要时应重新进行申请审批。如取消会议活动，也应及时通知相关审批单位。
第十二条 根据有关规定和要求，审批单位有权调整或撤销已审批同意开展的活动。审批单位应及时通知申请单位，申请单位应积极配合。
第十三条 未完成规定审批程序的会议活动一律不得举办，也不得以任何方式发布会议活动通知或开展相关宣传。
第十四条 相关单位要严格本单位会议活动场地管理，对未完成规定审批程序的会议活动，管理部门不得办理出借场所手续。学院原则上不对外借出校园内场所、场地举办会议活动，如确有需要的，由院内对接单位按照本办法进行会议活动申报及场地借用手续。
第十五条 会议活动进行过程中，如出现各类意识形态、舆情、安全等风险问题的，组织方或举办方要及时采取有效措施消除或尽量减轻不良影响并报相关管理部门。
第十六条 对于违反本办法规定或因工作失职造成重大负面影响和后果的，将依规依纪追究相关人员责任。
第四章 附则
第十七条 本办法规定的会议活动审批程序，线上审批原则与流程应与本办法规定保持一致。
第十八条 本办法由党政办公室、宣传办公室负责解释。
第十九条 本办法自公布之日起施行，原《清华大学深圳国际研究生院重要会议活动管理办法》（清深国院规〔2023〕10号）同时废止。
