清华大学深圳国际研究生院差旅费管理办法

二〇一九年第十一次院党政联席会（2019年9月20日）讨论通过

二〇二一年第二十五次院务会（2021年10月11日）第一次修订

二〇二三年第二十七次院务会（2023年11月13日）第二次修订

二〇二五年第六十七次党政联席会议（2025年11月24日）第三次修订

第一章 总则

第一条 为了进一步加强和规范清华大学深圳国际研究生院（以下简称学院）差旅费管理，参照《党政机关厉行节约反对浪费条例》，根据《清华大学境内差旅费管理办法》《清华大学因公临时出国经费管理办法》等相关规定，结合学院实际，制定本办法。

第二条 各单位应当根据工作需要严格控制出差人数和天数，严禁无实质内容、无明确公务目的的学习交流和考察调研等，严禁以任何名义和方式变相旅游等。

第三条 差旅费开支应当与教学科研管理工作任务相关，确保真实性、合法性和相关性。

第二章 差旅安排

第四条 差旅安排分境内出差和因公临时出国（境）两种。

第五条 出差人员境内出差前，应按学院相关规定办理出差申请，报批后作为借支或报销差旅费的凭据。

第六条 各职能处室、教学科研机构应根据批准通过的因公出国（境）申请表提前办理因公护照及签证、因公通行证及签注。出访任务需要在多个国家或多个城市间往来的，应当事先列明，未获学院批准的，不予报销。

第七条 出差人员出国及到港澳台地区办理公务、参加国际会议、交流访问等，应按照学院因公出国（境）审批与管理相关规定办理出国（境）审批手续。

第八条 出差人员可在院内合作的差旅服务商处预订机票、住宿并统一结账，自行预订和支付的住宿和机票等支出按规定用公务卡结算。

第九条 差旅费应于出差结束后一个月内办理报销，因故延迟报销的，由出差人提供情况说明，并由相关负责人签字后办理报销。

第三章 境内差旅费报销

第十条 境内差旅费是指工作人员临时到常驻地以外地区公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费等。

城市间交通费是指出差人员乘坐火车、轮船、飞机等城际间交通工具出差发生的费用。

住宿费是指出差人员出差期间入住宾馆(包括饭店、招待所等)发生的房租费用。

伙食补助费是指对出差人员给予的出差期间的伙食补助费用。

市内交通费是指出差人员出差期间发生的市内交通费用。

第十一条 境内出差分为学术交流出差和公务出差两类。境内出差人员应当按规定的等级乘坐交通工具，凭据报销城市间交通费。

交通工具标准见下表：

交通工具舱位及座位无法明确对应上述等级标准的，原则上应当按照就低的原则乘坐。学术交流出差因特殊原因未按规定等级乘坐交通工具的，超支部分由个人自理。

第十二条 出差人员乘坐夕发朝至全列软席列车普通软席，不受出差人员级别限制。

第十三条 到出差目的地有多种交通工具可选择时，出差人员在不影响公务、确保安全的前提下，尽量选乘经济便捷的交通工具；乘坐飞机的，民航发展基金、燃油附加费、航空旅客人身意外伤害保险费（限每人每次一份）可以凭据报销，已在学院统一购买交通意外保险的出差人员，不再报销航空旅客人身意外伤害保险费。订票服务费、经批准发生的签转或退票费等凭据报销。

第十四条 一般情况下，使用自驾车公务出行的，发生的费用不能报销（如加油费、过路过桥通行费、停车费、保养维修费）。根据教学科研实际需要开展考察、调研和测试监测工作，受地理环境和当地条件限制必须自驾车或者租车前往的，经相关负责人批准后，租车费可以据实报销，发生的汽油费和过路过桥费凭据报销。自驾车或者租车出差的，不发放市内交通费。

第十五条 出差人员应当在职务级别对应的住宿费标准限额内，选择安全、经济、便捷的宾馆住宿，不要求必须入住定点饭店。

（一）因学术交流出差，住宿费在深圳市党政机关和事业单位工作人员差旅住宿费标准上浮80%范围内凭票据实报销；

（二）因公务出差，住宿费标准按照《深圳市党政机关和事业单位工作人员差旅住宿费标准明细表》执行。如深圳市对标准进行调整，则按新标准予以执行。

（三）住宿费在限额标准之内凭发票据实报销,无特殊情况超支部分由个人自理，限额标准详见《清华大学深圳国际研究生院差旅住宿费标准明细表》（附件1）。

第十六条 无特殊情况，清华大学合同且北京有住房的人员到北京出差不能报销住宿费。如到北京参加会议等活动，要求统一住宿的，住宿费可按规定报销。

第十七条 实际发生住宿而无住宿费发票的，原则上不能报销住宿费、城市间交通费，不发放伙食补助费和市内交通费。但以下情况可以据实报销城市间交通费，并按规定标准发放伙食补助费和市内交通费：

（一）受邀参加学术会议、研讨会、评审会、座谈会等，邀请方提供负担住宿费有效证明的。

（二）实际发生住宿对方不收取住宿费的，由出差人提供住宿情况说明或对方证明，并由相关负责人签字确认情况属实的。

第十八条 实际发生住宿对方收取住宿费但不能取得住宿费正式发票的，由出差人提供住宿费收款证明、情况说明等资料并由相关负责人签字确认情况属实后，可以分别据实报销城市间交通费和住宿费，并按规定标准发放伙食补助费和市内交通费。

第十九条 对于参加其他单位举办的会议和培训，由举办方统一安排住宿且费用自理的，凭举办方出具的有效证明，据实报销住宿费。

第二十条 境内出差，伙食补助费按出差自然天数实行定额包干，包干标准为每人每天100元（出差目的地是西藏自治区、新疆维吾尔自治区或青海省的，按每人每天120元补助），出差人员应当自行用餐。

除由相关单位按“一函一餐”相关规定安排的一次用餐外，公务出差期间其他用餐费全部自理。公务出差确由相关单位协助安排用餐的，应当提前告知标准并缴纳伙食费。

第二十一条 境内出差，市内交通费按出差自然天数实行定额包干，每人每天补助80元。往返驻地和机场（火车站、码头）的市内交通费可凭票实报实销，不再领取当天的包干费用。

第二十二条 出差期间逢法定节假日，计发伙食补助费及市内交通费需提供相关说明。出差期间由其他单位负担城市间交通费和住宿费的，不发放伙食补助费和市内交通费。出差期间由其他单位负担伙食的，不发放伙食补助费。

第二十三条 因工作需要驻场实验等出差时间超过30天的，自第31天起减半发放伙食补助费及市内交通费。

第二十四条 出差人员外出参加会议，会议统一安排食宿的，会议期间的住宿费、伙食补助费由会议主办单位按会议费规定统一开支的，在途期间的住宿费、伙食补助费、市内交通费按照差旅费规定报销。会议不统一安排食宿的，会议期间和在途期间的住宿费、伙食补助费和市内交通费均按照差旅费规定报销。

第二十五条 对于由接待单位负担部分差旅费用的，由出差人员提供情况说明并由项目负责人签字确认情况属实后，可以报销余下应报未报的费用。

第二十六条 出差期间，确因开展公务发生的打印、复印、传真、寄送、打包等费用，由出差人员说明情况并经相关负责人批准，凭合法票据报销，列差旅费科目。

第二十七条 在深圳市内联系工作但未能在接洽单位解决午餐或晚餐（不包括早餐），且不能及时回家或学院就餐，而必须在外就餐者，由工作人员说明情况并经相关负责人批准，每餐在标准内凭票据实报销。

第二十八条 清华大学合同人员因学院工作到北京、深圳以外地区出差可发放伙食补助和市内交通费，未在学院发薪的清华大学合同人员来学院出差可发放伙食补助和市内交通费。因学院工作需要邀请校外人员来院及安排校外人员国内出差，可按规定报销校外人员的城市间交通费及住宿费，不发放伙食补助和市内交通费。因学术交流等事项邀请来的各领域重要专家，如确有需要，由邀请部门提供邀请函等相关证明或书面说明情况，经相关负责人签字确认后，境内交通费及住宿费可据实报销。

第二十九条 学生参与教学科研活动、社会实践及调研活动所发生的差旅费，其报销标准不得超过因公出差人员中“其余人员”差旅费报销标准。

第四章因公临时出国（境）差旅费报销

第三十条 因公临时出国（境）经费包括：国际旅费、国（境）外城市间交通费、住宿费、伙食费、公杂费和其他费用。

国际旅费，是指出境口岸至入境口岸旅费。

国（境）外城市间交通费，是指为完成工作任务所必须发生的，在出访国家和地区的城市与城市之间的交通费用。　　

住宿费是指出国（境）人员在国（境）外发生的住宿费用。

伙食费是指出国（境）人员在国（境）外期间的日常伙食费用。

公杂费是指出国（境）人员在国（境）外期间的市内交通、邮电、办公用品、必要的小费等费用。

其他费用主要是指出国签证费用、必需的保险费用、防疫费用、国际会议注册费用等。

第三十一条 因公临时出国（境）进行学术交流合作和一般性中外校际工作交流，乘坐交通工具等级及住宿标准见下表：

其他副高级专业技术职务人员因公临时出国（境）进行学术交流，因身体等特殊原因，由本人提出申请并经相关负责人批准，可以乘坐公务舱。

因公临时出国（境）人员所乘交通工具舱位等级划分与以上不一致的，可乘坐同等水平的舱位。所乘交通工具未设置上述规定中本级别人员可乘坐舱位等级的，应乘坐低一等级舱位。上述人员发生的国际旅费据实报销。

第三十二条 各类人员级别划分以学院人事部门认定结果为准。特殊情况须经学院批准同意由财务部门备案执行。

第三十三条 因公临时出国（境）人员应当严格按照规定安排住宿，具体标准见《各国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表》（附件2）。

外方以现金或实物形式为出访团组仅提供交通接待的，出国人员报销时应当主动说明，并按标准的40%领取公杂费。

第三十四条 因公临时出国（境）人员未按规定等级乘坐交通工具的，超支部分原则上应由个人自理。学术交流合作中因特殊情况乘坐高于规定等级交通工具的，由出国（境）人员书面说明情况，经相关负责人签字确认后，据实报销国际旅费。

第三十五条 因公临时出国人员根据出访任务需要在一个国家内的城市间往来，应当事先在出国计划中列明，并按相关规定进行审批。未列入出国计划或未获学校批准的，不予报销。出国人员的行程必须按照批准的计划执行，其在获批准城市间交通费凭有效原始票据据实报销。

第三十六条 因公临时出国（境）人员往返驻地和机场（火车站、码头）的交通费可凭有效票据据实报销。

第三十七条 境外（含港澳台）出差按《各国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表》发放伙食费和公杂费，包干使用。补贴天数按离、抵我国国境之日计算。根据工作需要和特点，不宜个人包干的代表团组，其伙食费和公杂费按照标准核定，由代表团组统一掌握，包干使用。

第三十八条 食宿活动全部由对方单位接待的人员不再报销住宿费和发放伙食费补助。

第三十九条 在公共交通不便的国家或者地区开展考察、调研和测试监测工作，受地理环境和当地条件限制必须租车前往的，经学院批准，租车费用（含租车费、汽油费、保险费和停车费等）凭有效票据报销，报销金额上限为每人每天不超过80美元。租车期间公杂费减半发放。

第四十条 参加国际会议等的出国人员，原则上应当按照规定住宿费标准执行。如对方组织单位指定或推荐酒店，应当严格把关，通过询价方式从紧安排，超出费用标准的，经相关负责人签字确认后，住宿费可据实报销。

第四十一条 清华大学合同人员因学院工作需要出国（境）可发放伙食补助和公杂费补助。因学院工作需要邀请校外人员来院及安排校外人员出国（境）的，可按规定报销受邀人员的国际旅费、城市间交通费及住宿费，不发放伙食补助和公杂费补助。因学术交流邀请来的各领域重要专家，如确有需要，由邀请部门书面说明情况，经相关负责人签字确认后，交通费及住宿费可据实报销。

第四十二条 学生参加国际会议等发生的出国（境）差旅费，其报销标准不得超过因公临时出国（境）人员中“其余人员”差旅费报销标准。

第四十三条 长期出访期间经批准又临时前往其他城市或国家(地区)执行公务的老师或学生，按照财政部因公临时出国（境）相关规定支付住宿费、公杂费、注册费、城间交通费等，伙食费减半支付。出国（境）期间如需到访的城市地点与之前的出国审批有变动的，需再次办理出国（境）审批后方可报销。

第四十四条 出国（境）人员回国（境）报销费用时，须凭有效票据填报国（境）外费用报销单。各种报销凭证须用中文注明开支内容、日期、地点、数量、金额等，并由出国（境）人员签字。

第四十五条 财务部门应对因公临时出国（境）人员（或团组）提交的出国（境）任务批件、护照（包括签证和出入境记录）复印件及有效费用明细票据进行认真审核，严格按照批准的出国（境）人员、天数路线、经费预算及开支标准报销经费，不得报销与因公出访任务无关的开支。

第五章 汇率折算

第四十七条 出差报销涉及外币时，外币消费以人民币结算的，报销人提供结算单，财务办公室按照结算单上的人民币金额报销；外币消费以外币结算的，按照业务发生当日的即期汇率（通常是指中国人民银行公布的当日人民币外汇牌价的中间价）将外币金额折算为人民币金额报销。

第六章 附则

第四十八条 本办法自公布之日起施行，由财务办公室负责解释。

清深国院规〔2025〕16号 清华大学深圳国际研究生院差旅费管理办法.docx